1. ビジネスシーンでの書類の送り方の基本【最低限意識しておくべき3つのコト】

ビジネスシーンでの書類の送り方の基本【最低限意識しておくべき3つのコト】

by christian.plochacki
 ビジネスシーンにおいて書類のやりとりをする機会は数多くあります。その中には郵送しなければならないものもありますが、書類の送り方にもマナーがあるのです。控えを送る場合もありますが、送付先で保管しなければならない原本の場合もありますので、大切な書類を傷つけたりせず、相手に失礼にならないような送り方を紹介します。

1. 書類は折り曲げない

 基本的に書類は折り曲げない状態で送ります。その際には封筒に直接入れるのではなく、クリアファイルに入れて送るなどの配慮が必要です。郵送中の取り扱われ方や配達までの天候は様々なので、なるべく外からの力で書類が傷つかないようにしておきましょう。届いたけれど取り出してみたら、濡れてぐちゃぐちゃになっていたというのでは、相手に失礼です。

 枚数が複数になれば、取り出した時にバラバラになってはいけないのでクリップやステープラーで留める必要もありますが、ステープラーは書類に穴を開けることになるので基本的に原本にあたる書類には、使わないほうが無難です。

2. 送付状をつける

 書類を送る時、書類だけをポンと入れて送ったのでは相手に失礼にあたりますし、大きな会社では様々な書類のやり取りが行われていますので「誰宛てのなんの書類?」ということになって、万が一、どこかで迷子になってしまっては問題です。

 必ず書類を送る時には、誰あての何の書類であるか、送付した書類の内容を記した送付状を一緒に入れます。返送してもらわなければならないような書類である場合には、その旨や期限なども記しておきます。

3. メール便では送らない

 書類を送る際に安いからといって各宅配便業者のメール便では絶対に送ってはいけません。メール便は法律で信書は送ってはいけないことになっていますが、書類が信書に当たるかどうかは書類の内容によりますので一概には言えませんが、メール便は紛失の際の保証がないので、行方不明になって困るものをメール便で送るのはマナー違反と言えるでしょう。

 重要書類の送り方は、普通郵便よりもきちんと追跡番号が発行してもらえるサービスを利用して送ったほうが安心です。送付先からの「届かない」という問い合わせにも答えられますし、業者からの保障もついています。郵便局だけではなく、宅配便業者にも信書を送れるサービスをしているところがあるので、信書に当たる書類はそのようなサービスを利用して送るようにしましょう。


 
 以上、ビジネスシーンでの書類の送り方の基本を紹介してきました。取引先からの印象を悪くしないためにも、ここで紹介したことは最低限意識して書類を送るようにしましょう。

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