1. 上司に悪い内容の報告をするときに気をつけたい3つのポイント

上司に悪い内容の報告をするときに気をつけたい3つのポイント

by rennes.i
 上司にする報告の中で、一番その伝え方、説明の仕方に悩むのが悪い内容の場合でしょう。悪い報告をするのは誰しも気が重いものでしょう。しかし、報告の中でもっとも大切なのが、実は悪い内容のものです。上司を納得させ、自分の評価をできるだけ下げないようにするためには、どんな報告の仕方をしたらいいのか。ここでは気をつけたいポイントを3つ紹介します。

1. タイミングの考え方

 まず考えなければいけないのが、報告するタイミングです。先ほど「迅速に」と言いましたが、それもケースバイケース。自分ではとても対応できないような大事故やアクシデントが起こった場合は、すぐに報告しなければなりません。しかしそうではなく、自分でなんとか処理できるような案件の場合は、できれば処理をしてから報告したいものですし、上司もそれを望んでいるでしょう。

 難しいのはその兼ね合い。おすすめしたいのは、処理を行いながら報告する方法。上司が近くにいない場合は、電話やメールでとりあえず現況報告だけしておくといいでしょう。場合によっては、誰かに代理で報告してもらうという方法もあります。ただ、その場合は、正確に話が伝わらないこともありえますから、あくまでも自分で直接報告するのが大原則。なお、上司の顔色を窺って、機嫌が良さそうなタイミングで報告する人もいます。しかしそれは、ビジネスマンが取るべき方法ではありません。

2. 内容を縮小しない

 悪い報告をするとき、人間はどうしてもその内容を実際より小さく説明したくなるものです。しかしそれはその場しのぎにしかなりません。あとから上司が正確な内容を知った場合、内容を縮小して報告したことについて、さらなる叱責を受けることになります。上司からの評価を下げないためにも、悪い報告ほど、内容を正確に伝えなければいけないのです。人間心理を考えると、これはなかなか難しいことですが、「叱られるのは1度で十分」と認識し、きちんと説明するよう心がけましょう。

3. 必ず善後策について説明する

 悪い内容の報告に不可欠なのが、善後策です。処理がすんでから報告する場合は、事情説明のあとに必ず「今後どうするのか」についての内容を盛り込むようにします。処理の途中で報告するときは、まず状況説明だけをして、処理したあとでもう1度報告する必要があります。その時に、善後策を提示するのです。

 自分の手に負えない事故などで、上司の指示を求めた場合も同様です。その指示に基づいて処理をしたあとで、もう1度報告をしましょう。処理ができてしまうとそれでホッとして、報告の遅れに繋がってしまいます。上司はその案件の処理について心配しているのですから、迅速に再報告しなければなりません。


 良い報告よりも、悪い報告をするときにこそ、ビジネスマンの力量が試されます。上司はそこを評価するのですから、「報告も大切な仕事」という認識をしっかり持つよう心がけましょう。

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