1. 【業務の引き継ぎ】長い引き継ぎを短時間でわかりやすく伝える3つのコツ

【業務の引き継ぎ】長い引き継ぎを短時間でわかりやすく伝える3つのコツ

by paul bica
 人事異動や退職の際に、自分の抱えている業務を後任へ引き継ぐのも、大切な業務のひとつです。引き継ぎ内容によっては、長く説明をする必要なものもあり、しっかりと相手に引き継ぐためにも、引き継ぎをするときは注意を払う必要があるでしょう。ここでは、引き継ぎが長くなってしまうときに、相手になるべく短時間でわかりやすく内容を伝えるための3つのコツをご紹介します。

1. 一度に全ての内容の引き継ぎを行わない

 一度に多くの内容を引き継ぐのは、引き継ぎ側も受け手側も相当の労力を必要とします。引き継ぎ内容を思い出すだけでも苦労してしまい、なかなかスムーズな引き継ぎには繋がりません。引き継ぎ内容が長くなることがわかっている場合は、引き継ぎのための打ち合わせの時間を数回に分けて設けるという方法があります。長時間拘束して引き継ぐよりも集中でき、他の業務への影響も緩和させることができます。

2. 業務の流れが複雑なものは、図を使って説明する

 業務の流れが複雑になってくると、頭の中だけではイメージしにくい場合もあります。頭で整理できないような複雑で長い引き継ぎを行う場合、図を使い、フローチャートのようなわかりやすいイメージとして、相手に渡してあげると、短時間で引き継ぎが済むでしょう。

3. 資料やマニュアルを先に用意しておく

 引き継ぎを短い時間で終わらせるためには、資料やマニュアルを用意して、それを読むと、ひと通りの業務がわかるようにしておくといいでしょう。そうすることで、引き継ぎが十分にわからない場合でも、マニュアルを読んでもらい、理解することができます。


 ここでは、長い引き継ぎを短期間で済ませる方法を紹介しました。図やマニュアルなどで、わかりやすく相手に示してあげて、相手にうまく理解を促すことが重要になります。ここで紹介したコツを活かして引き継ぎをスムーズに行いましょう。

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