1. 会議の「アジェンダ」を作成するときの時間の「使い方」と「考え方」

会議の「アジェンダ」を作成するときの時間の「使い方」と「考え方」

by kevin dooley
 最近はどの企業にも、アジェンダの必要性が少しずつ浸透してきているようです。しかし、中にはアジェンダ作成の時間が取れないなど、苦労することも多くあるそう。アジェンダがあってもなかなか有効利用できない、アジェンダにそって進めると逆に会議が硬直化するなどの意見も聞きます。そうなると、ますますアジェンダ作成にかける時間がもったいないと思う人もいるかもしれません。

 しかし、本来アジェンダは会議になくてはならないもののはず。ここではアジェンダを書くときの時間の使い方、考え方について考えてみます。

1. 会議の意思決定者から効率よく情報をもらう

 会議には目的があり、その会議自体に、あるいは会議終了後に最終的な意思決定者がいるはず。そして意思決定者の元には最も事前情報が集まっています。よって、その意思決定者から会議の目的、使える時間、事前に周知すべき情報などをもらいましょう。

 その意思決定者がなかなか時間が取れない場合は、例えば最低限必要なことを、一問一答形式でメモしてもらったりメールしてもらうなど、答えやすい形にして回答してもらいましょう。いきなり「どうしますか?」と質問するのでは、それこそお互いの時間の無駄です。

2. アジェンダ作りを片手間にしない

 何かの業務の合間にアジェンダを作る、あるいは別のことをしながらアジェンダを作る。このようなやり方ですと、アジェンダに説得力は生まれません。一貫性に欠けたり、必要な情報をつい漏らしてしまう場合があるからです。

 アジェンダを作成するときは、使える時間をアジェンダ作成だけに費やし、「ながら作成」はやめましょう。そして「アジェンダ作成に費やした時間は別の業務でカバーする」という意識を持てば、他の業務効率を上げるための「考えるスキル」も身に付きます。アジェンダは会議に必要なものであり、会議の主役なのだと考えましょう。

3. ないと困るアジェンダを意識して作る

 アジェンダを作っても、よくわからないから読まない、あるいはそもそもアジェンダは必要ないと思われては、それこそ時間の無駄。そして、実際にそう思って会議に臨む人も多いのが実情です。しかし、アジェンダは本来会議の効率化、終了時間の短縮化を図り、参加者全員に役に立つもの。良いアジェンダは会議の進行を助け、徐々にそのアジェンダありきの会議になっていきます。

 そうなれば大成功です。事前にアジェンダの内容を理解しておかなければ、会議についていけなくなるため、必ず参加者が事前に目を通し、頭に入れるようになります。そして、アジェンダがないと不安を感じるようになります。ですから、「ないと困るアジェンダ」を作る気持ちで作成しましょう。そこまで行けば、より周囲が協力的になり、アジェンダ作成自体の時間も短縮されていくはずです。


 アジェンダは会議の方向性を決める大事なもの。そして、それが作成者の手にゆだねられています。どうしても情報収集に時間がかかってしまうことも少なくありません。しかし、アジェンダは「MUST」で存在しなければならないものです。そういったことを考え、可能な限り時間や手段を効率化し、誰からも必要とされるアジェンダ作成を心がけましょう。

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