1. 会議を効率化させるために意識しておきたい「ファシリテーション」3つのコツ

会議を効率化させるために意識しておきたい「ファシリテーション」3つのコツ

by CC China Mainland
 会議を効率化させるファシリテーションとは、どのようなものでしょうか。会議の内容にもよりますが、効率化できるファシリテーションにはある一定のコツがあります。そして、よいファシリテーションは会議をどんどんよいものにし、さらなる効率化につなげることが出来るのです。ここではファシリテーションのコツについて考えてみたいと思います。

1. 常に冷静になる

 会議を効率化させるために最も大事なポイントは、「常に冷静になる」ということです。ファシリテーションを行うファシリテーターが感情的になり、自分に意見を押し通そうとするのでは、効率化どころか会議を紛糾させることになってしまいます。ファシリテーションは常に冷静に、を心がけましょう。

2. ファシリテーションに徹する

 会議は意見を述べ合うものですが、ファシリテーションを行う場合は、自分の意見はひとまず置いておかなくてはなりません。当然プロのファシリテーターでない限りは自分の業務上の立場などもあるでしょう。

 しかし、少なくともその会議では、自分の業務上の立場は忘れなければなりません。そして会議を効率化するためのファシリテーションに徹する。なかなか難しいことですが、一度やってみれば意外と役者のように振る舞えるようになるものです。

3. 会議以外でもフォローする

 会議では、皆が公平に意見を述べ合い、尊重し合い、それがうまくまとまって生産的な結論が生まれて笑顔で終了できるのが理想。しかし、異なる立場や役割の人がいる会議では、なかなか上手くいきません。

 そして、そんな状況下で全員の意見を100%公平に拾い上げ、まとめていくというのは至難の業。特に、ファシリテーションの目的をあくまでも会議の効率化に置くとした場合は、どうしても何かを犠牲にしなければならない状況も生まれてくるのです。ポジティブで、本来は採用したい意見も、犠牲にしなければならないことがあります。

 そんなとき、意見がポジティブで素晴らしいものであればあるほど、その意見を出した参加者の気持ちはなえてしまうでしょう。しかし、そこは割り切ってファシリテーションしなければなりません。

 そして、例えば会議終了後などにその参加者と個別に話をし、会議の場で意見を犠牲にせざるをえなかった理由を説明するなど、理解してもらうように心がけましょう。ファシリテーションは会議中だけに限ったことではありません。事前準備はもちろんのこと、場合によっては事後のフォローというのも大事なのです。


 以上、ファシリテーションのコツを紹介してきました。会議を効率良く進めていくためにも、ファシリテーションを任されたら、ここで紹介したことを意識して取り組んでみて下さい。

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