会議のアジェンダを作成する際に意識しておくべき4つのコト

　「うちの会社は意味のない会議が多すぎる…」と思っている人は多いのではないでしょうか。しかし、そう思いながらも会議に参加しないという選択肢はなく、結局よくわからないままに参加する。そして気が付けば時間だけが過ぎていき、本来するべき仕事が後回しになってしまっている。

　特に定例会議などが多い会社ではそのような現象が多いと言われます。そんなとき、まずは会議の前にアジェンダを作成し、それを参加者に事前に配布して、アジェンダを前提に会議を行うことを徹底してみましょう。実はそれだけで無駄な会議が減る可能性があるのです。ここでは無駄な会議を減らすためのアジェンダの作成方法として意識しておくべきことについて考えてみます。

　本来会議を行う理由は、「定例だから」ではありません。定例だとしても、それは常に一定のスパンで会議すべきことがあるから定例化するのです。よって、そのたびにアジェンダに目的とその理由を書きます。すると、この時点で会議を行う目的がない、理由がないということに気づくこともあるはず。

　その会議で最終的に誰が意思決定を行うのか、その責任者を書きます。これも明確な責任者がいない会議では、書けないケースが出てくるでしょう。しかし、その場合の意思決定方法まで決めて、アジェンダに書き込むことが必要。

　多数決や、意見がまとまらない場合は決めないという選択肢もあり得ます。その場合もそれをアジェンダに記すのです。「意見がまとまらない場合は決めない」と書かれたアジェンダは、無駄な会議の強力な抑止力になります。

　アジェンダの書き方を決めてしまうと、会議と同じように定例アジェンダとなり、何のためのアジェンダかが分からなくなってしまうのです。アジェンダはその会議ごとに新しく作成する必要があります。一定の書式はあってもよいかもしれませんが、ただ日付だけが変わっているアジェンダには何の意味もありません。

　アジェンダを作成しても、読まない人が必ず出てきます。よって必要な事前情報は可能な限り盛り込み、アジェンダを読んでいることを前提に、会議を進めるようにしましょう。これにより、会議時間の短縮と、最低限の情報共有が図れます。

　アジェンダは基本的に進行役が作成することになると思いますが、最初はアジェンダ作りのための確認などに追われ、逆に時間を費やしてしまうかもしれません。そしてアジェンダに時間を取られては意味がないと思うかもしれません。

　しかし、アジェンダがうまく作れないということは、逆に言うとその状態の会議では、参加者全員がアジェンダ作成から行うことを意味します。参加者全員がアジェンダ作成に時間をかけるのと同じことなのです。最初は上手くいかないかもしれませんが、ここで紹介したことを意識しつつ作成に取りかかってみて下さい。