1. 重要な取引先をもてなす「会食」の準備でやるべき3つのこと

重要な取引先をもてなす「会食」の準備でやるべき3つのこと

by t-mizo
 ビジネス相手との関係を良好なものにするために、よく行われるのが会食。会食で第一に考えなければいけないのは、取引先をもてなすことです。相手に好印象を持ってもらうために会食を行うのですから、相手が喜ぶように準備しなくてはいけません。当日になってからバタバタと慌てて準備しているようでは、会食が成功しません。

 出来る準備をしっかり整えて、相手に喜んでもらえるような会食を実現しましょう。今回は、重要な取引先との会食の前に準備しておくべきことを紹介します。

1. 日時と場所を決定する

 会食を開くことがきまったら、まずはじめに決めなければいけないのが具体的なスケジュールです。基本的には、会食の準備では相手の都合を優先してすべてのことを決めていくのが常識。まずは先方に都合のいい日時を聞き、それに合わせて開催日を決めましょう。何から何まで相手に聞いてしまうと逆に失礼です。ランチかディナーかぐらいは決めておきましょう。

 日時が決まったら、どこで会食を開くのかを決めなくてはいけません。立地は相手の利用しやすい場所にある店を選ぶのが基本ですが、少し離れた店を希望される場合もあります。相手の都合を優先してエリアを選択しましょう。

 美味しい店だからといって着くまでに何時間もかかったり、雰囲気の悪いエリアにある店は会食場所として、ふさわしくありません。ある程度の利便性は必要ですから、相手の希望と利便性を考えてふさわしいエリアを選んでください。

2. 会食する店を選ぶ

 日時とエリアがきまったら、具体的な店選びに入ります。店選びのポイントはメニュー、内装、サービスの3つ。メニューについては相手の好みを優先することが重要です。自分が食べたいものを選んではいけません。相手の好みを知るために先方の秘書や連絡担当と親しくなっておくと有利ですが、苦手な食べ物はありますかと直接訪ねても失礼には当たりません。お酒をたしなむかどうかも重要なポイントですので、忘れずに確認しておきましょう。

 内装に関しては個室があるかどうかというのが大きなポイントになります。会食は個室で行うのが一般的ですが、フレンチや洋食であれば個室ではなくても失礼には当たりません。あまり狭い店やカウンター席などは、会食としてはふさわしくないので避けてください。サービスで注意したいのが喫煙の問題。

 取引先が喫煙者の場合、食後の一服ができるかどうかは大きな問題になります。最近は全席禁煙の店が増えてきていますが、会食によく利用されているような店ならまだまだ喫煙可の店はあります。相手が禁煙者の場合は、当然禁煙の店を選びましょう。

3. 下見をする

 会食に使用する店は、なるべく下見をしてから決めるのがオススメ。実際に行ってみないとわからないことも多いですし、経営者や料理人が変わっていた場合、事前情報とは大きく店の様子が変わってしまっていることもあり得ます。

 下見では、会食に使う予定であることを従業員に話し、下見に協力してもらいましょう。混雑している時間帯でなければ店側に下見を断られることはほとんどありません。なるべくすいている時間を見計らって、下見をお願いしてください。会食で用意してもらうメニューについても、この時に相談しておきましょう。事前に話を通していれば、メニューの変更や食材の指定についても対応してもらえます。

 
 会食の準備で一番大切なのは、相手の立場になって考えてみること。どんな会食だったら満足なのか、それをイメージしながら準備をすれば、やるべきことは自然と見えてくるはず。しっかりと準備をしていれば、会食は必ず成功します。より良い会食が開けるように頑張ってください。

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