1. 会議のファシリテーションを効果的に行うための2つの工夫

会議のファシリテーションを効果的に行うための2つの工夫

by BONGURI
 会社の会議で議事進行役を務めるとき、大切なのが上手なファシリテーションを行うことです。「舵取り」と訳されることの多いファシリテーションですが、実際の会議で自分が思う方向に、思うスピードで舵を取るのはなかなか難しいもの。どうすれば優れたファシリテーターとなることができるのか。ここではファシリテーターのあり方と、2つの工夫について説明しましょう。

会議のファシリテーターは「ツアーコンダクター」

 舵取りというとオーケストラのコンダクターをイメージする人も多いでしょう。しかし、会議のファシリテーションをオーケストラに例えるのは、あまり適切ではありません。オーケストラの演奏者は、楽譜に書かれた音しか演奏しません。思わぬ方向へ演奏がそれたり、違うメロディを演奏することはありえないわけです。それに対して、会議の参加者は思い思いの発言を自由にするわけですから、コンダクターの意図した演奏にならないのがむしろ普通なのです。

 同じコンダクターでも、ツアーコンダクターに近いと考えたほうが良いでしょう。ツアーの参加者は自由な行動をします。それを許しながら、予定された観光スポットをめぐり、大枠の時間を守って、ツアーを無事に終了させるのがツアーコンダクターの仕事。会議のファシリテーターもそれと良く似ています。

工夫1:事前の準備を万全に

 そこでおすすめしたい工夫が2つあります。1つ目の工夫は、事前の準備を万全にすること。会議の議題や目的、アウトプットの目標、おおよそのタイムスケジュールなどを記したアジェンダを作り、事前に参加者にそれを配布するのです。メールで送ってもかまいません。とにかく、会議が始まる時ではなく、それより前に、できれば前日に渡しておくこと。

 アジェンダは、いわばツアーの旅程表。参加者はそれを見ることによって、会議の全容を把握できますし、どういう流れで会議がなされるのか知ることができます。それによって、進行役は舵を取りやすくなるのです。

工夫2:「マークする人」と「頼りになる人」をチェックする

 会議の参加者にはいくつかのタイプがあります。積極的に発言する自己主張の強い人、テーマから外れた横道に入りたがる人、寡黙な傍観者、バランスの取れた冷静な発言者などなど。話を横道にそらす傾向がある人は、ツアーで言えば予定にない勝手な行動をする人、あるいは決められた時間を守らない人です。この人をまずマークしなければ、上手なファシリテーションはできません。

 逆に頼りになるのが、バランスの取れた冷静な発言者です。会議の流れがおかしくなりかけたら、そのタイプの人に話をふって、正しい道に戻すようにすること。これが2つ目の工夫です。なお、地位の高い人から先に発言を求めると、活発な議論を妨げることになりがちです。キャリアの浅い人、若い人が活発に発言できてこそ、実りのある会議になることを、ファシリテーターは認識しておく必要があります。
 

 参加者に自由で活発な意見を出してもらいながら、会議の大枠はきちんと守らせる。これがファシリテーションの基本です。

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