1. 会議の失敗を回避するために「ファシリテーション」で意識しておくべき3つのコト

会議の失敗を回避するために「ファシリテーション」で意識しておくべき3つのコト

by [cipher]
 会議を成功に導くためのスキルとして、注目されているのがファシリテーション。ファシリテーションとは、主に会議やプロジェクトなどの組織活動を円滑に進め、成功に導く事を目的とした支援行動を指す言葉です。ファシリテーションを身に着けた人のことをファシリテーターといい、ファシリテーターは会議が円滑に進むよう様々な形で会議に関わってきます。

 ファシリテーションの考えを導入した会議では、参加者による活発な意見交換が行われることを目指し、異なる意見の相互作用の中からより良い結果が導き出されることを目指します。ファシリテーションの考えを会議に導入する場合、どのような点を意識しておけばよいのでしょうか。今回は、会議の失敗を回避するためにファシリテーションで意識しておくべきことを紹介します。

1. 会議全体の流れを意識する

 ファシリテーションの考えを会議に導入する場合、会議全体の流れを考えてコーディネートを行う必要があります。議題の設定は、ファシリテーションの基礎となる重要なポイントですが、参加者が発言しやすく議論が活発に行われるような議題を設定しなくてはいけません。具体的な目的を明確に掲げ、参加者がそれぞれの立場から発言しやすい議題を設定しましょう。

 参加者や会場を決めるときもファシリテーションを意識しなくてはいけません。その人を招いた場合どんな発言をするのか、という点を考えてゲストを選びましょう。議論を活性化させるには、あえて対立する意見を持つゲストを招く必要も出てきます。その人がどんな発言をし、どのように議論が進むのかという点を意識して、参加者を選んでください。

 会場選びも同様に、どのように議論を促すのかを意識する必要があります。対立する二つの意見をぶつけ合わせたいのであれば大きく向かい合うような会場が、一つの提案に対して多くの参加者が質問をするのであれば演壇型の会場がむいています。会場のスタイルによっても議論の形は大きく変わりますから、議論の流れを意識して会場選びをしてください。

2. 発言しやすい雰囲気づくりを意識する

 会議中の雰囲気作りもファシリテーションの重要な要素。ピリピリと張りつめた空気の会議では発言することがためらわれますし、発言に対してすぐにケチをつけられるようでは誰も発言しなくなってしまいます。

 ファシリテーションで最も重要なのは、異なる意見を持つ者同士による意見交換。そのためには発言そのものが増えなくてはいけません。ファシリテーターは参加者が活発に発言できるような雰囲気づくりを意識しながら、議事進行を行う必要があります。発言内容をうまく掴み、時には掘り下げ、時には問いかけの形で補い、様々な形で発言者のサポートを行うのがファシリテーターの仕事です。

3. 会議の終わりを意識する

 会議の最終段階では、参加者による合意形成がなされなくてはいけません。議論を活発にしようとするあまり多くの発言者の意見を拾いすぎてしまうと、会議の方向性がバラバラになってしまい意見集約が不可能になってしまいます。ファシリテーターは議事進行中、会議の最後にどのように意見集約を行うのかを常に意識しなくてはいけません。発言が多いのは会議に活性化にとって歓迎すべきことですが、議論は合意形成までのプロセスであり、議論を行うことそのものが目的ではないのです。

 優れたファシリテーターは、議事進行を勧めながら同時に意見の絞り込みを行い、会議を合意形成に向けた流れに導いていくことができます。参加者が無理に議論を打ち切られ強引に意見をまとめられたと感じないように、自然な流れの中で合意形成まで導くのがファシリテーションにおける合意形成の道筋になります。

 
 会議を失敗に終わらせないためには、常に会議全体の流れを意識しなくてはいけません。ファシリテーションはあくまでも合意形成のためのプロセスを重視する考え方であり、会議の参加者を自然な流れの中で結論に導いていくことが求められます。常に議論の活性化と意見集約までの流れを意識して、会議をコントロールしていきましょう。

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