1. ビジネスシーンで役立つ!「送付状」の書き出しとして覚えておくべき形式

ビジネスシーンで役立つ!「送付状」の書き出しとして覚えておくべき形式

by Meni's Style and A S O !
 ビジネスシーンでは、一般的な書類に始まり、FAX文書、請求書、領収書といった様々な文書を取引先に送付しなければならないことがあると思います。その際、一緒に送付する送付状の書き出しは、どのようなものが良いのでしょうか。送付状には、決まり文句のようなものがありますので、ここでは「これさえ押さえておけば大丈夫!」という送付状の書き出しを紹介していきます。

送付状とは?

 ビジネスシーンでよく耳にする送付状とは、一体どのようなものでしょうか。ビジネスで必要な知識なので、簡単に説明したいと思います。送付状とは、送付案内状とも呼ばれ、様々な書面を相手先に郵送したり、FAXで文書を送信したりする際に、その文書と一緒に添えて送る書面のことを言います。

 つまり、送付する書面の案内役をする文章のこと。送付状の具体的な内容は、挨拶を書き、用件や書面の内容を知らせ、送り主の連絡先を書き、送付する書類の枚数などを記載するといったようなものです。送る書類の内容や枚数を送付状に記載する事で、FAXの誤送信や郵送した書類に不備が無いかなど、相手側が簡単に確認する事が出来るのです。

送付状の書き出し

 送付状の書き出しは、挨拶の文面。書類を相手先に自分が持っていく場合も、相手の方にまずは挨拶をします。挨拶の文句は、いくつかパターンがありますが、だいたい決まっているのです。

 ビジネスの文章には、頭語と結語を入れます。送付状も頭語の「拝啓」から書き出します。「拝啓」の結語は「敬具」です。頭語と結語は一つのセットになっているので、間違えないようにしましょう。一般の手紙では、頭語の後に時候の挨拶を書きます。ビジネスシーンでも時候の挨拶を入れますが、「○○の候」とだけ書くのが普通。それらを踏まえて書くとこのような文章になります。

・拝啓 陽春の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお喜びを申し上げます。
・拝啓 新緑の候 、時下ますますご清栄の段、心よりお喜び申し上げます。

 個人の事業主に送付する場合は、「貴社におかれましては」の文面を「○○様におかれましては」に変更するだけで大丈夫です。ちなみに「ご清栄」とは、相手先の無事と繁栄を喜ぶ意味です。


 送付状の書き出しは、このように決まった形式で始まるので、一度覚えておくと安心だと思います。時候の挨拶の部分も、何月は「○○候」というのを手帳などにメモしておくと、すぐに分かるので便利です。

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