1. 会議の質をぐんと上げる議事録の作成方法

会議の質をぐんと上げる議事録の作成方法

by Matt Callow
 会議の際には話し合った内容を議事録というものに記録します。ここでは議事録をわかりやすく作成する方法について書いていこうと思います。

議事録をわかりやすく作成する方法

 議事録には基本項目を記すことで、その会議についての詳細事項がわかります。そのため、会議の名称、開催日、開始時刻、終了時刻、開催場所、参加者という基本事項は必ず書いておきましょう。参加者の欄には所属組織名や役職もプラスして記しておきます。次に会議の内容について具体的に書いていきます。会議の内容を書く際には「誰が何をいつまでになぜどのようにするのか」という点をしっかりと示しておきましょう。このポイントを押さえることで、誰でも見やすい議事録になり、会議に参加していない人が見返しても分かりやすくなります。また、会議を引き継ぐ際にもスムーズに事が運ぶでしょう。

議事録を作成する前の会議でのメモの取り方

 議事録を書くには、会議に置いて重要なポイントをメモしなければなりません。会議の過程をメモをすることで、後で迷わずに「今日はどんな事を行ったのか」を確認する事ができます。また、メモをすると重要な決定事項を後で具体的に書きとめることも出来ます。しかし、メモをすると言っても初心者であれば中々要点を掴む事は難しいでしょう。そこでメモを取る際のポイントについて説明しておきます。メモを取る際には、決まった内容と話し合った無い湯をしっかりと区別することを忘れないようにしましょう。また、目的や論点を意識することも大切です。単に参加者の発言内容をだらだらと記すのではなく、目的を意識しながらメモをとってください。

 更に、話を聞く際には「誰が何をどういったか」という点よりも「どのような流れで結果が導きだされたか」という点が大切になります。話を聞きながらメモするのにはいくつかコツがあります。メモはあくまで一時的なものなので誤字があっても気にしないようにしましょう。勿論字は綺麗な方がよいですが、速さを重視する方があとでまとめやすくなります。また、見出しに印をつけたり、決定事項は赤ペンでチェックを入れる等の工夫をすることで随分メモが楽になります。

 以上のことを踏まえた上で、議事録をとってみてください。会議の効率がぐんと上がるはずです。

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