1. 【不安解消】引き継ぎのリスクを減らして円滑に業務を遂行させる3つの取り組み

【不安解消】引き継ぎのリスクを減らして円滑に業務を遂行させる3つの取り組み

by perspektive89
 企業組織において、人事異動や退職による業務の引き継ぎが円滑に行われていないと、職場での混乱を招くだけではありません。場合によっては、事業の継続性や技術開発、信用問題に発展しかねないものもあります。

 業務の引き継ぎは、個々の担当者レベルに委ねる部分も大きい作業ですが、企業組織として引き継ぎにより発生するリスクを抑える仕組み作りも大切です。ここでは、業務の引き継ぎでの失敗を防止するために有効な組織の取り組みを3つをご紹介します。

1.業務分掌表を作成し、業務の担当者を明確にしておく

 業務の中には、毎日発生しているものもあれば不定期に発生するものあります。担当者が変わることで、不定期業務や発生頻度の少ない業務について、引き継ぎが漏れてしまう不安があります。あらかじめ分掌表に記載しておくことで、業務を洗い出し担当者を明確にしておくことができます。分掌表に基づいて引き継ぎをすることで、引き継ぎ漏れをなくすことができます。

2.引き継ぎ書類のフォーマットを定めておく

 定型のフォーマットを用意しておくことで、引き継ぎに必要とされる項目をもらさず書き出すことができます。定型化させておくことで、短期間での引き継ぎにも対応しやすくなります。引き継ぎ書類には、引き渡し者・引き受け者・立会人(原則上司)のサインも取り付けておきます。万が一漏れがあった場合は、引き受け者と立会人(原則上司)が責任を負うといった文言を織り込むことも有効です。

3.メイン担当とサブ担当を設けてOJTの中で業務継承をさせておく

 特定の業務に関するメイン担当者が異動になっても、ある程度、サブ担当者がフォローできる体制を構築しておきます。これにより、メイン担当者の異動があっても業務に断裂が生じることなく円滑に遂行してくことができます。人事異動や退職といったことだけでなく、突然の事故や病気による人的損害にも備えることになります。サブ担当者の育成をOJTに取り入れることで、指導・教育・習得といった人材教育にも繋がり、組織としての人的パワーを維持向上させていくことが期待できます。


 業務の引き継ぎで発生しがちなリスクや不安を、企業組織の中で抑制するための仕組みを中心にご紹介しました。実際の業務引き継ぎでは、担当者レベルでのきめの細かい打ち合わせが重要になります。場合によっては、取引先など関連先への挨拶などを兼ね新任を紹介するといった時間も必要です。上司や管理者は引き継ぎに所要の対応ができるよう、時間的余裕にも配慮した指示を与えたいものです。

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