1. 出張の報告書を英語で書くときに覚えておくべきこと

出張の報告書を英語で書くときに覚えておくべきこと

by Wendy Longo photography
 海外出張や出張報告を英語で書かなくてはならなくなった場合、どう書きますか。英語で報告書を書く場合、大体の決まったフォーマットや書き出しがあります。それさえ頭に入っていれば報告書の書き方はとても簡単です。ということで、今回は英語での出張報告書の書き方について説明していこうと思います。

カバーページの書き方

 フォーマルな報告書にはカバーページが必要です。書き方は、まず大きく「Sales report for the financial year 2013/2014」のようにタイトルを書き、その下に「Prepared for」として提出先の社名と住所、電話番号を記述します。「Robert Smith, President ABC Company, Inc Scottsdale, Arizona」のように書きます。(相手の名前に役職が付いている場合は敬称を省きます。)その下に「Prepared by」としてあなたの名前、もしくは対社外の場合はあなたの社名と住所、電話番号のような詳細を記述します。そして一番下に「19th April 2014」のように日付を入れます。これを表紙として一番前に付けると、報告書に箔がつくでしょう。

カバーレターを添える

 カバーページを作成した場合は、カバーレターも付けましょう。カバーレターはカバーページの次のページとなります。カバーページの書き出しですが、一番上にあなたの会社の社名と住所、電話番号を書きます。そして数行あけて日付を入れて、さらに数行あけて相手先の社名と住所、電話番号を記述します。その後、宛先を「Dear Mr.xxx, Mrs.xxx」とし、文章を書き出していきます。文章の書き出しは、「I’m pleased to send you our sales report for the financial year 2013/2014.」(2013年/2014年度のセールスレポートを提出させていただきます。)とまず記述し、後にこのレポートの概要を書きます。

 他の書き出し例としては「The following report will show/demonstrate that~」や、「This report will demonstrate/show that~」も有効です。どちらも「このレポートは~について書かれております。」という意味の文章になります。簡単に概要を書いた後は、締めの文章として「When you have reviewed the report, I will be glad to discuss it further with you.」(スミスさん、こちらをレビューいただきましたら一度お話し出来ると光栄です。)等を書いて、数行下にSincerelyとあなたの名前を署名し、Enclosureと一番下に記述します。

報告書のボリュームによって形式を換える

 簡易の報告書の場合は、上記カバーレターをそのまま報告書とし、概要の部分に全ての内容を記述することも可能です。または報告書のボリュームが多い場合は、事項で目次(CONTENTS)を作成し、章ごとに分けた上で内容を書いていきます。

文章の最後

 そして内容をつづった後に文章を締めるためには、「In conclusion, ~」(結論として、~)や、「To sum up, ~」(要するに、~)、「In closing, ~」(最後になりましたが、~)が便利です。

 上記のような書き出しさえ覚えていれば、あとは報告内容をパズルのようにフォーマットに当てはめていくだけとなり、随分楽になります。あなたなりのフォーマットを簡易版、フォーマル版、社内版といったようにいくつか用意して、TPOによって使い分けると便利でしょう。是非これらのことを参考にしてみてください。

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