1. 出張の報告書を英語で書くときに覚えておくべきこと

出張の報告書を英語で書くときに覚えておくべきこと

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 海外出張から戻り、報告書を英語で書くことができずに困ってはいないだろうか。

 英語で報告書には大抵決まったフォーマットや書き出しがある。報告書の基本的な構成が頭に入っていれば、英語の報告書は簡単に作成できるのだ。

 ここでは、英語での報告書の書き方について説明していきたい。

出張報告書を英語で書くときのポイント

 英語で出張報告書を書く前に、いくつかの基礎的なポイントを知っておく必要がある。

 まずは報告書に欠かせない「カバーページ」と「カバーレター」の書き方から見ていこう。

【カバーページの書き方】報告書に英語のカバーページをつける

 「カバーページ」とは報告書の「表紙」にあたる部分だ。論文につける表紙を想像するとわかりやすいだろう。

 まず、カバーページのトップに「Sales annual report 2017」のように報告書のタイトルを英語で書く。

 タイトルだけで報告書の内容が伝わらない場合は、サブタイトルもつけて説明を加えるといいだろう。

 続いて自分の名前と社名、住所、電話番号を記述する。

 最後に完成した日付、あるいは提出する日付を書くことも忘れないようにしよう。

【英語の報告書の書き方】カバーページの内容

  • タイトル(場合によってはサブタイトルも)
  • 自分の名前/社名・住所・電話番号
  • 日付

【カバーレターの書き方】報告書に英語のカバーレターを添える

 報告書のカバーページができたら、次のページに英語のカバーレターも一緒に添えよう。カバーレターとは、報告書の「送付状」にあたる。

 カバーレターでは、まず上に相手先の会社名と住所、電話番号を記述する。数行あけて日付を入れたら住所欄は完成だ。

 次に「Dear  Mr. Brown」のように宛名を記し、その下に相手先へのメッセージを報告書の要約を含めて書き出していく。

 メッセージには「This report explains our plan for new products」などのように報告書の概要を書こう。

 メッセージの数行下に「Sincerely」と自分の署名を入れ、「Enclosure」と一番下に記述すれば完成だ。

【英語の報告書の書き方】カバーレターの内容

  • 相手先の社名・住所・電話番号
  • 日付
  • 宛名
  • 相手先へメッセージ

英語の報告書はボリュームによって形式を変更する

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 報告書の量が多いと、もらった相手は読むのに苦労してしまうだろう。

 読む人の立場で考え、内容を読み取りやすい報告書の作成を心がけたいところだ。

報告書に英語の目次をつける

  報告書の内容量が少ない場合は、カバーレターで報告書の要約を記せばOK。一方で、報告書の内容量が多い場合は「目次(content)」をつけるようにしよう。

 報告書の内容を章ごとに分けると提出先の相手も読みやすくなるのだ。

 目次をつけて、内容の多い報告書をスマートな書類に仕上げよう。

報告書の結論を英語で書く

 結論は、報告書の中で最も大切な「主張」のまとめ部分である。

 以下からは報告書の結論の書き方と、結論で使える英語フレーズを紹介していきたい。

英語で書く報告書の結論部分の書き方

 英語の報告書の結論部分では、報告書における「主張」をまとめる。

 報告書の内容を簡潔に要約してから結論を記すのが一般的だ。

 結論がはっきりしていない報告書では相手に内容が伝わらないため、自分の主張を明確に記すように心がけよう。

報告書の結論に使える英語フレーズとは? 

 報告書の作成を終える際に、内容を締めくくる英語フレーズが浮かばないことも多いはずだ。

 以下の英語フレーズを使うと、結論に持っていきやすくなるので覚えておこう。

報告書の「結論」に使える英語フレーズ

  • In conclusion(結論として~)
  • To sum up (要するに~)
  • In short(つまり〜)
  • Finally(最後に〜)


 本記事では英語で報告書を作成する際のポイントを紹介した。

 報告書を書く際に、既存のフォーマットを利用すると、より素早く報告書をまとめられるだろう。

  報告書の構成を覚えられたら、あとは報告内容をパズルのようにフォーマットに当てはめていくだけなので試してみてほしい。

英語スキルを武器に!キャリアアップを狙う人へ

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