1. 会議のファシリテーションをする際に押さえておきたい2つのポイント

会議のファシリテーションをする際に押さえておきたい2つのポイント

by Ed Yourdon
 どういう形であれ、会議でファシリテーションを任され、ファシリテーターとなったときは、その会議をいかにうまく進めるかということを考えなければいけません。そして、ファシリテーションを行う際は、事前に最低限押さえておかなければならないポイントがあります。ここではそのポイントについて考えてみたいと思います。

1. 会議の目的と最低限やらなければいけないことを確認する

 原則として、会議には目的があります。何かを決める、意見を出す、決まっていることを再確認するなどです。例えばブレーンストーミングのような意見を出し合う会議だとすると、とにかく意見を出すことが目的となります。

 しかし、往々にしてそれらは達成されないことが多くあります。話が詳細にまで及んで担当者の意見がぶつかり、しだいにそれていったり、誰かが延々と話を続けて前に進まなくなったり、逆に参加者が委縮して意見が出てこなかったりするためです。よって、まず最低限押さえておきたいポイントは、

・何を決めるのか
・仮に時間が押してしまった場合、最低限どこまで進まなければいけないか

 を会議の責任者に確認すること。どうしても決めなければいけないことを確認し、さらに、万が一意見の集約が難しかった場合も想定し、最低限のゴールを確認しておきます。

 この段階でありがちなのは、そもそも何を決めるのかがはっきりしていないということです。その場合は、責任者と話して決める、あるいはそれでも決められそうにない場合は、会議を延期する、もしくはファシリテーターが責任者に対して提案、了承してもらうなどの対策が必要となります。いざ確認してみると、目的が決まっていない会議というのは意外に多いもの。これを確認しておくだけで、会議のファシリテーションは、かなり楽になるはずです。

2. 誰が何の権限を持っているかを確認しておく

 次に、誰がどういった権限を持っているかを確認します。仮にその会議が連絡事項や指示中心で、責任者以外の意見を聞く必要がないかなどです。その場合は責任者の発言に関してファシリテーションすれば良いでしょう。

 また、例えば「みんなで決める」と言っても、意見を出し合ってファシリテーターがまとめるのか、最終的には責任者が決めるのかには大きな違いがあります。メンバーとファシリテーターにどこまでの権限があるのかを確認することも大きなポイントと言えるでしょう。


 まずは最低限これらのポイントを押さえた上で会議に臨むと、ファシリテーションが円滑に行えるのではないでしょうか。

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