1. 書類を締め切り当日に送付するときに起こりやすいミスと対処法

書類を締め切り当日に送付するときに起こりやすいミスと対処法

by kenteegardin
 提出しなければならない書類の提出を当日まで忘れていたといった理由などで、書類を急いで出さなければならないという状況が発生した際、急いで書類を作成したのは良いけれど、何らかのミスをしてしまっているということがよくあります。

 そんなミスを出してしまわないようにするにはどうしたらいいでしょうか?そこで、そのミスを減らすために、書類を締め切り当日に送付するときに起こりやすいミスとその対処法について説明していきます。

1. 記載漏れ、誤字・脱字

 書類を締め切り当日に送付するときに起こりやすいミスの一番代表的な例は、書類内の誤字、脱字、記載漏れです。自分が恥をかくだけならまだ良いのですが、重要なところでこのようなミスをしてしまうと、後々の場面で、相手を怒らせてしまったり、取引の発注ミスといった重大な問題を発生させてしまいます。

 ですから、慌てているときほど、まずは書類の内容を送付する前に記載漏れなどがないかを確認して、間違いがないようにしましょう。また、あらかじめ慌てて作ることがないように、書類作成のための時間の確保、管理をしっかり計画し、更に書面についてもテンプレートなどを活用し、間違いがなく簡単に作成できるものを揃えて、間違いがない環境づくりをしておくと良いでしょう。

2. 送付先を誤って送ってしまう

 書類を締め切り当日に送付するときに起こりやすいミスのもう一つは、送付先の誤送付です。特に、送付した書類の内容が会社の機密的な事項で、外に漏れてはいけないこととなると、重大な問題に発展してしまいます。

 そういった事態を起こさないためにも、慌てているときほど送付先の確認を行いましょう。郵便で送る際は、住所や氏名をしっかりと確認して送付し、メールの時の場合には、あらかじめ会社内や取引先のメールドレスを分けて管理をし、個々のメールアドレスの名前をわかりやすいように名前を付けておくと良いかもしれません。特にメールは簡単に送付できてしまうので、送付先は必ずよく確認してから送りましょう。

 
 以上のように、書類内容などをしっかり管理して、間違いのないような書類の送付を行いましょう。

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