1. 【案内状の内容はどうする?】案内状の文例あり!入社式までに必要な準備

【案内状の内容はどうする?】案内状の文例あり!入社式までに必要な準備

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 この春に新入社員を迎えるための入社式を準備している企業もあるだろう。入社式が執り行われる前に、案内状を送る予定がある担当者は準備を始めているかもしれない。

 はじめて入社してくる社員に対して送る案内状は、きちんとした印象をつけるためにも正しく作成することが大切だ。

 今回は、新入社員に送る案内状の文例と、入社式までの準備について見ていきたい。

【1】入社式の案内状の文例と項目別の解説

最初に確認!入社式の案内状の文例

 はじめに、文例を見ていこう。

案内状の文例

  • 【文例】
    ◯◯様
                             株式会社△△
                               人事部長
                              ◎◎(氏名)


                入社式のご案内(※サイズ大)


    拝啓 希望あふれる輝かしい季節の中、◯◯様におかれましては、日々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
     さて、平成□□年度、新規採用社員の入社式を下記の通り執り行いますのでご出席ください。
     入社式終了後は引き続き、集合研修を行います。
     貴殿が入社されますことを心待ちにしております。
                                  敬具

                   記



    日時:20□□年□月□日(□曜日) □時より□時 
    会場:□□ホール 同封の地図をご覧ください。


     ご不明な点がございましたら人事担当○○までお問い合わせください。
    連絡先:00-0000-0000

                                 以上



    同封物:会場周辺図

 文例は以上である。これから、各項目について詳しく見ていこう。

入社式の案内状は決まりにしたがって書こう

 入社式の案内の書き方には決まりがある。

 左上に、相手方の名前を様付きで記し、右上には会社名・代表者の役職・氏名を記し、中央「入社式の案内」と大きめの文字サイズにして書き記す。

 本文の文例としては、時候の挨拶の後で「平成○年新規採用社員の入社式を、下記の通り執り行いますのでご出席ください」から始めると良いだろう。

 入社後に研修等がある場合には「入社式終了後は引き続き集合研修を行います」と研修がある旨の連絡を記しておこう。

  加えて「ご不明な点がございましたら人事担当○○まで電話(00-0000-0000)までお問い合わせください」と記しておくとより丁寧な印象を与えられる。

 最後は「以上」で締めくくり、その下に「記」という文字を添え、日時、会場を記しておく。

  また、案内状を差し出す際に会場の地図を同封すると親切だ。地図を添付した場合には、一文案内状の下部に同封物があることを付け足そう。

【2】入社式の流れと準備

入社式当日の流れは訓示、挨拶、説明が基本

 企業の入社式では、社長の訓示や新入社員の挨拶など、典型的な流れがある。

 入社式は1時間程度で終了する早い企業もあるが、長い場合には半日程度かかる場合もある。

 内容は、まずは社長の訓示から始まり、役員や人事の挨拶・新入社員の挨拶・加えて組織についての説明が主流だ。

 大抵の会社は入社式を形式的な物と考えるが、中には先輩社員の生演奏や、立食パーティーが行われるなど、ユニークで個性的な入社式もある。

 入社式の準備は社内調整と資料準備が大半を占めるが、他にもプログラム作成や受け入れ準備・入社後の研修や新入社員への連絡など細かい準備が必要だ。

 しかし、毎年内容が決まっているため、大がかりな準備はさほど必要ない場合も多い。

 逆にもし独自に会社のパフォーマンスを行う場合には他に準備する時間も必要になってくるだろう。その際には前もってどれくらい入社式の準備に時間をかけるか、見積もる必要もある。


 入社式は、新入社員を迎え入れるための風習であり、これは日本の企業特有の特徴でもある。

 新入社員を社員の一員として歓迎するためにも、事前の準備によってしっかりした案内状ができれば、それを手にした新入社員は入社への不安もなくなることだろう。

 安心感が持てれば新入社員も積極的に仕事に取り組む事ができるようになるはずだ。本記事が入社式の準備を無事にやり遂げる参考になるとうれしい。

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