1. 書類作成を行う際に意識しておくべき3つの基本的事項

書類作成を行う際に意識しておくべき3つの基本的事項

by Philippe Put
 仕事をしていると書類作成を行わなければならない機会は多かれ少なかれあるはず。中には「書類作成は苦手だ」という人や「時間がかかるので面倒だ」という人もいるかもしれません。

 また、新入社員や若手社員にとっては、作成する場面になると難しいと感じる人もいるでしょう。しかし、しっかりと基本を押さえておけば、決して難しいものではありません。そこで今回は、書類作成をする際の基本的事項について紹介していきます。

1. 書類の目的を明確にする

 書類を作成する場合には、何らかの目的があるはず。例えば、報告を行うため、情報共有のためなど様々な目的があるでしょう。書類作成をするにあたって、まずは目的を明確にしておくことが重要。

 書類作成は、何らかの目的を達成するための手段です。したがって、その目的が曖昧なまま作成してしまうと、何を伝える書類なのか分からないものになってしまいます。これは当たり前のことのように感じる人もいるかもしれませんが、書類作成を苦手としている人は意外と出来ていないのです。書類作成の目的を明確にすることによって、伝える内容や誰に伝えるのかということも意識することになります。目的の明確化は基本的な事項と言えるでしょう。

2. 5W1Hを意識して書く

 書類作成の目的を明確にできれば、次は実際に書く時の基本的事項を押さえましょう。書く時の基本的事項は、5W1Hを意識するということ。5W1Hは、「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」という6つのポイントを表現したもので、それぞれのポイントを英語にしたときの頭文字から名づけられています。

 情報を伝えるときに必要なポイントとなっていますので、この6つを意識して書くことができれば、簡潔で漏れのない書類となるはず。書類を作成する時だけでなく、実際に作成した後に見直すときのチェックの際にも、このポイントが抜け落ちていないかどうかを確認すると良いでしょう。

3. 情報を詰め込み過ぎない

 せっかく作成した書類も読んでもらえなければ全く意味がありません。自分の作成した書類を読んでもらうためには、見やすく読みやすい書類であることが大切。これも当たり前のように思いますが、しっかり注意しておかなければなりません。多くの情報を伝えようとすると、文章を詰め込みがちになってしまって、読みにくいという印象を与えてしまいがち。

 読みやすくするためには、できるだけ簡潔な文章にすることが大切です。特に、一つの文が長くなってしまうと、その文の意味を伝えにくくしてしまいます。読み返したときに長い文があれば、もう少し簡単に伝えることができないか考えてみましょう。


 ここで紹介した3つの基本的事項を意識して書類を作成すれば、良い書類を作成することができるでしょう。押さえておく事項は簡単なものですので、しっかり意識しながら作成していけば、簡単に身に付くはずです。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する