1. 会社の送別会を心のこもったものにするために幹事が知っておきたい準備の3ステップ

会社の送別会を心のこもったものにするために幹事が知っておきたい準備の3ステップ

by misawakatsutoshi
 お世話になった先輩社員や同僚が会社を退職する時、送別会を開催すると思います。その送別会の幹事は、「みんなが楽しかったと言える会にしなければ…」など様々なことを考えてしまうでしょう。

 しかし、その人への感謝を忘れず、思い出深い送別会にしようと心から思えば、それは素敵な送別会になるのです。送別会は、開かれるまでにたくさんの準備が必要となるため、確かに大変ですが、以下のポイントに注意し、抜けのない、心のこもった送別会を作り上げましょう。

1. パートナーを選ぶ

 会社の送別会で幹事を任されて、まず初めにすることは、一緒に送別会を作り上げてくれるパートナーを選び、依頼すること。自分は送別会での流れや準備を考えることに徹し、パートナーに、実際に連絡や買い出しをお願いすれば、準備が効率よく進みます。また、二人で相談し合えばより良いアイデアが浮かんでくるでしょう。そのためにパートナー選びは注意が必要です。信頼できて、行動的、協力的なパートナーを選びましょう。

2. 主賓のことを知る

 もちろん全然知らない人の送別会を任せられるわけはないので、主役のことはある程度知っていると思いますが、他の人にも聞いてみれば、自分の知らない面が出てくることもあります。また趣味や食の好みなどがわかれば、会場選びや、プレゼントを決める時などの参考にもなるでしょう。また可能であれば、主賓に内緒で家族からの手紙を用意し、送別会で読んだりすると、感動の送別会になると思います。

3. 会場決めと出欠の確認

 送別会の日時は主賓の都合や、会社の都合を考慮して決めますが、できれば退職する人の最後の出社日に行えるとよいでしょう。日時が決まったら、会場を決めます。その際、主賓の行きつけの店や、好きな食べ物などをリサーチし、予算、スペースなども考慮すべきでしょう。

 次に飲食代、プレゼント代、その他を含めて会費を決定します。会計がいる場合は、会計の人と相談し、日時・会場・会費が決まったら、社員に送別会の案内を出して出欠を伺います。ここでは、出欠の漏れがないかどうか注意が必要です。メールや回覧だと、読み忘れや返信忘れなどで気づかないことがあります。出欠用紙を添えた案内状を一人ひとりに配布し、締め切り日までに会費と一緒に提出してもらえば、全員の出欠を確認ができるでしょう。


 以上、抜けのない、心のこもった送別会をするために幹事が知っておきたい3ステップを紹介してきました。何事も準備が大切。「これで大丈夫かな」という考えは捨て、「よし!これで大丈夫だ」と言えるくらいの準備をすることが、送別会を成功させる秘訣かもしれません。

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