1. 海外で英語の商談を上手に進めるポイント【大切なのは事前の準備】

海外で英語の商談を上手に進めるポイント【大切なのは事前の準備】

by Travis Isaacs
 海外営業もデスクワークのロジスティクス業務も大切ですが、やはり実践の場で直接相手と英語で商談を進めるのであれば効率よく効果を上げたいものです。飛行機に乗り相手先企業や会社を訪問しての商談になるため、下準備も必要になります。契約書の草稿を忘れたとか名刺を忘れたとか、肝心のデータの詰まったUSBを家に置き忘れたなんてケアレスミスは極力無くして、準備万端で商談に臨みたいものです。海外での英語の商談をより効率的に効果を上げられるかは、事前の準備にかかっています。

海外での商談を効率よく進めるための留意点

 商談の出張先により準備する適切な書類やデータは変わります。初めての訪問先であれば、出発する前までに先方の担当者とメールで商談打合せの際に、どんな事を知りたいのかを聞いておけば事前に資料を準備できます。また、持てる様なサイズであればサンプル品が見たいか要望を聞いて準備して持参出来ます。実際の商談中に突然サンプルが見たいと言いだされても2回訪問することになったり、郵送が必要になったりと2度手間になってしまいます。先方が商談に非常に興味を持っている場合は、以下の提示条件オファーの内容を箇条書きで作成して置くといいでしょう。

①購入希望製品のモデル確認
②購入数量予定
③希望納期があるのか
④出荷方法(船舶かエアーか/乙中はどこか/保険はどうするか…など)
⑤支払い方法
⑥今後、オファーを望む資料やカタログがあればメモる

 双方の折り合う点を各項目ごとに話し合意に至ってこそ商談は纏まるのですから、話し合う項目を抜け目なく書類にして置くと合意した内容をその紙に書き込んで行けます。後日、契約書を交わしたり、受発注書を作成するのにも間違いが出ません。さらに、出張から戻って来た時に作成する、清書すれば出張報告書の作成や報告にそのまま使えるとい大きなメリットがあります。

 何度も出張している相手先であれば、互いに顔の見える営業活動になっており多少の遅刻は連絡を入れれば問題ないですが、初めての訪問先は予定より10分位は早めに到着出来るようにしましょう。また、手土産の心配ばかりしているビジネスマンを見かけますがその必要はありません。話の切り口程度に役立つ日本の菓子折りなら、出発前の空港で買うこともできます。

英語での商談をスムーズにする留意点

 自己紹介は互いに名前と所属の紹介、名刺交換程度で済みます。そこでいきなり書類を出してビジネスの話では、味気ないミーテイングとなってしまいます。先方に進行役がいるのであれば、その方の話の進め方に合わせて雑談から入る傾向が多いです。「着くまでにどの位時間がかかりましたか?」とか、「道路は空いていましたか?」などの雑談です。それに対してこちら側は、さり気なく話を合わせ「想像より大きな会社ですね。」とか「こちらの景気はいかがですか?」などやはり雑談的な質問をするのも良いです。

 そして、ここでポイントとなるのは雑談の中で相手の今日の予定をさり気なく聞き出すことです。忙しい相手ならスケジュールがぎっしりのはずですから、どの位の時間を割いて貰えそうかが分かります。逆に、ちら側が次に商談を行うアポイントメントがあり相手先を辞去する予定時間があれば、「何時までにここを出ないといけないので」と告げておきます。

 次に本題の商談に入ったら、出発までにメールであった質問やリクエストに回答して行きます。その際に相手の質問の真意が分からない時には、曖昧に相槌を打たず的確に答えます。即答できない質問に関しては、メモをとり後で追ってメールで連絡する様にします。

 海外まで出かけて行って英語で商談するメリットの一つは、互いに顔を知る、人を知ると言う事です。商談中に聞くどうでも良い英語のジョークや、癖など、性格もお互いに見えてきます。この事が今後、海外での商談をして行く上で役立ちます。例えばあなたがその後の取引でちょっとしたミスをしても、互いに顔を見知っているとその後の処理も単なる処理ではなく、血の通った処理活動に思われてスムーズに運ぶ事があります。

帰国してからの留意点

 帰国してから、自社に出社したらすぐに相手にメールを打ちます。商談を開いてくれ歓待してくれたことへのお礼と、無事帰国して仕事をスタートしましたと簡単で構わないので英語のメールを一本入れて置きます。

 その後で、宿題として持ち帰った懸案事項を調べて、こちらは丁寧に英語で回答します。海外での商談時に準備していった箇条書きの提示条件オファーに互いに合意した内容をメモしておいたものを参照にして、The Meeting Minutes(会議議事録)が簡単に作成出来るため、作成して置くと良いでしょう。同行者がいれば同行者と上司からの了承も得て、先方にメールで議事録を送信しておくのがスマートなやり方です。またこのThe Meeting Minutesは出張報告でも、そのまま使える便利な方法です。


 
 初めての英語圏での商談をするための海外出張はかなり緊張します。しかしそれは当然のことです。どんなにベテランのビジネスマンでさえ、最初は凄く緊張したり失敗を繰り返したりて慣れ、上達するものです。帰路の飛行機の中で「あの時ああ言えば良かった。」なんて反芻しながらそれを次回に生かし、繰り返して成長するのです。

 成果の上がる海外での英語の商談にするために、下準備や事前連絡をしっかりとして臨めば良いのです。先方のリクエストをきちんと把握して誠実にスピーディーに回答して行く、この繰り返しが商談成立に繋がる基本です。

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