1. 資料の確認依頼を英語で伝えるポイントと使えるフレーズ

資料の確認依頼を英語で伝えるポイントと使えるフレーズ

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by Alan Cleaver
 ビジネスで大事な資料をメールや航空便で急いで送ったのに、相手先から何の連絡が来ないと焦ります。特に入札や顧客の要望で大至急必要とされていた書類であれば尚更です。そんな時、再度その資料が届いたかと問い合わせをしなくてはなりません。ここでは、資料確認の依頼をする際のポイントと使えるフレーズを紹介します。

資料は何を送信したのか明確に記載する


 問い合わせをする際、送信した資料を明確に記載する必要があります。資料を記載しておけば、相手が探す時間も減らすことができますし、何より余計なメールのやり取りをせずに済みます。下記では、日本語と英語の例を紹介していきます。

日本語で表記する場合

添付いたしました書類は下記の通りです。
1. 御見積書No.00001 (2枚)

2. インボイスコピーref. no. 140315 (1枚)

3. 付属品内訳書(3枚)

英語で表記する場合

Please kindly be informed the attached documents as following
1. Quotation No. 00001 (2 sheets)

2. Copy of Invoice, ref. no. 140315 (1 sheet)

3. Contents of the accessories (3 sheets)

 上記の様に添付した資料の名前トそのページ数を明記して置けば、一枚スキップして送り忘れた場合、受け取った側から直ぐに、この書類が届いていないと連絡が貰えます。
また、お見積書やインボイスには関連番号(reference number)が付いているものですから、その番号も明記して置けば連絡も、より正確なものになるでしょう。

相手先より受領確認の連絡を貰う

 苦心して作成した資料を送信したので一安心。メールは送ったけれど、送られた相手先はきちんと確認してくれたのでしょうか。気になるところです。そんな時、相手からきちんと書類は確かに受け取りましたと、連絡が入ってくるようにする為には、送信する際、末尾に下記の様な文言を書き添えれば大丈夫です。

日本語で表記する場合

添付いたしました書類の受領確認されましたら、折り返しお知らせくださいます様お願いいたします。

英語で表記する場合

Please kindly let me know your acknowledgement of the receipt for attached documents by return.

 受け取った側はこの一文を見て、確かに受け取りましたと連絡がくるはずです。


 送った相手に資料は何を送信したのかを明確に英語で記載する事が肝心。双方で正確に把握しておくためにも、書類の種類(名前)とページ数を明記します。また受け取った相手より、その英語の資料を受領して頂いたら折り返し、受領確認の連絡をして貰う様にリクエストをしておきましょう。

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