1. 【ネイティブにきちんと伝わる!】英語のビジネスメールのスマートな書き方

【ネイティブにきちんと伝わる!】英語のビジネスメールのスマートな書き方

by Yasuhiko Ito
 日本語のビジネスメールを上手に書くのに四苦八苦しているのに、英語で書くとなると戸惑ってしまうものです。日本語をそのまま翻訳しただけでは、こちらの真意が伝わらない文章になってしまいます。ここで肝心なのは真意が伝わらないと思う感覚です。日本語圏と英語圏では文化の違いもあり、曖昧な表現で書くと、どういう意味なんだと質問が飛んで来ます。

 単なる英語のメールの交換では無く、あくまでもビジネスメール。送信したメールに対して、受け取った相手側から何度も質問が来るようなメールでは、せっかくのビジネスチャンスが無くなってしまいます。そこで、しっかり相手にも伝わるスマートなメールの書き方を紹介します。

英語のビジネスメールの書き方

 ビジネスに限らず文章を書く時の基本を常に頭にインプットして置く姿勢が大事。基本は、5W1H(When / 何時、Where / どこで、Who / 誰が、What /何を、Why / 何故、How / どのように)を、分かりやすくメールに書き込む事です。この基本を絶えず念頭に入れて書く癖をつけましょう。

 ただし、ビジネスメールならではの独特な言い回しや表現もあります。例えば、貿易関連では、FOB, CIF, TTなどの略語が沢山使われていて、実践のビジネス用語の多さに戸惑うかも知れませんが、分からないまま何となく理解したつもりで使ってしまうと、後で面倒な事になります。分からない略語や用語は、先輩や本、ネットで調べて理解する努力が必要です。覚えてしまえば、とても便利で長々とした英文で説明をする必要も格段に減ります。

添付ファイル利用でスマートなメールの書き方

 そもそもメールの書き方にはルールはありません。企業や会社では、社内で規定された書類のフォーム、雛型があり、見積書、注文書などは基本的に社内フォーム活用して書きます。気に入らないからと言って独自のフォームで送信してはいけません。書式フォームは、その企業の信頼性を図るものでもありますし、何より記入された内容を読めば一目瞭然な書式になっているはず。

 例えば、見積書のフォームには、製品名、製品番号、数量、単価、合計金額、出荷先、支払条件など、英語で書き方を間違えずにタイピンングして記載すれば、相手の欲しい情報は網羅されている様になっています。最悪、英語のフォームが社内には無い場合には、日本語のフォームの書き方を参照して、英語に直してタイプしておけば良いでしょう。

 出来上がったフォームを添付して、本文に添付したフォームを参照して下さい。添付ファイルが複数の場合は、末尾に添付したファイル名を記載して置きます。結びに、「宜しくお願いします」(best regards)や、「良い返事をお待ちしています」(Looking forward to your good response)など表現は違いますが 幾通りかのパターンを自分流に考えておけば良いでしょう。


 基本は、5W1H(When / 何時、Where / どこで、Who / 誰が、What /何を、Why / 何故、How / どのように)を、分かりやすくメールに書き込む事です。その上で、ビジネス業界ならではの通信用語、業界用語、略語を逐次マスターして行き、社内で規定された書式フォームは大いに活用して、メールに添付しましょう。本文は手短に書くことを心がける必要があります。受け取った相手側から送信したメールへの質問が来ない様な書き方を目指しましょう。

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