1. 上司に報告の必要がある状況とは?【上司は報告を待っている】

上司に報告の必要がある状況とは?【上司は報告を待っている】

by C Jill Reed
 ビジネスシーンではよく「報・連・相」が大切と言われます。報告と連絡、相談の3つに分けられていますが、よく考えてみると「相」も仕事の内容を報告した上での相談なわけですし、「連」も報告の一種。ですから、「仕事を円滑に進める上ではきめ細かい報告が大切」ということになるのではないでしょうか。

 特に上司と部下の関係では、報告の重要性が際立ってきます。結論を先に言えば「多くの上司は部下からの報告を待っている」ということです。ここでは、どういう状況の時、上司への報告が必要になるのかを考えてみましょう。

トラブルなどの報告

 まず考えられるのが、トラブルや事故が起こった際の非定常作業の報告。これは可及的すみやかに報告する必要があります。自分でおかしたミスについても同様です。この報告はスピードが肝要です。もしそのトラブルについて他から先に上司の耳に入り、そのあとで報告するようなことがあると、上司から不興を買ってしまうことは避けられないでしょう。

 トラブル処理に時間がかかって、すぐに上司に会えないときは、メールでもいいので一報を入れることをおすすめします。

仕事の完了及び成果の報告

 担当していた仕事が完了したとき、あるいは取引先との契約成立などの成果があったときも、上司への報告が必要となります。ただ、このケースは本人にとって「うれしい報告」ですから、誰もが自主的に報告することでしょう。

 注意したいのは、事実を冷静に報告すること。大きな仕事を成し遂げたり、契約を取ることができれば、誰でも興奮しテンションが上がります。そのこと自体はもちろん良いこと。喜びを上司の前で表現してかまいません。ただ、一方できちんとした事実関係を論理的に説明しないと、上司からの評価は思ったほど得られないかもしれません。上司は報告の内容とともに、部下の報告の仕方も常にチェックしています。

仕事の途中経過の報告

 一番怠りがちなのが、仕事の途中経過の報告。進行中の仕事について、今どういう状況になっているのか。上司は常にそれを気にかけています。ところが部下は「終了・完成してから報告すればいい」と考えてしまいがち。この齟齬が上司の不満に結びつくことが大変多いのです。

 ですから、部下はタイミングを見て、仕事の途中経過を報告するよう心がけたほうがいいでしょう。ただ、付き合いの短い上司や、配属されて間もない部署の上司だと、そのタイミングが判断しにくいもの。あまり頻繁に報告するとかえって「しつこい」と思われてしまうのではないか、特に新入社員はそんな不安を持つでしょう。

 あまりに非常識な頻度でなければ、積極的に報告することをおすすめします。上司から「こんなにしょっちゅう報告しなくてもいい」と指摘されてから、改めればいいのです。


 
 上司との関係が浅い場合、その部署に慣れていない場合は、「報告する必要があるかな?」と迷ったら、とりあえず報告した方がいいでしょう。迷って、結局報告しないで後で後悔するよりも、そのほうが精神的にも良い選択と言えるのではないでしょうか。

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