英語の電話対応が苦手なビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
本記事では、英語の電話対応をするときの3つのポイントと、実際に使える英語フレーズをご紹介します。
ポイントを押さえて、突然かかってきた英語の電話にもスマートに対応できるようになりましょう。
- 英語で電話対応をするときの3つのポイント
- 英語で電話対応するための基本フレーズ
- 覚えておくと役立つ英語の電話対応フレーズ
【基本】英語で電話対応をするときの3つのポイント
突然英語で電話がかかってきたら「どう対応したらいいんだろう……」と緊張してしまう人が多いのではないでしょうか。
英語で電話対応する上で、大切なことは大きく分けて3つあります。
英語で電話対応をしなければならないときは、以下3つのことを思い出しながら対応するようにしてください。
英語電話対応のポイント①：ゆっくりはっきり話す
英語での電話対応で一番大切なことは、相手に要件が伝わることです。片言の英語でもいいので、ゆっくりはっきり話して内容をしっかり伝えるのがコツです。
ネイティブの真似をして早口に英語を話しても、内容が伝わらないのでは意味がありません。大切なのは「内容が伝わること」です。
英語の電話がかかってきたら、まずは落ち着いて話せるように深呼吸をしましょう。
英語電話対応のポイント②：フォーマルなビジネス英語を使う
ビジネスにおける英語の電話対応で求められるのは、フォーマルな表現を話すことです。
ビジネスシーンでは、オフィシャルな場でのコミュニケーションにふさわしい英語表現を使うことが求められます。
例えば相手の名前を尋ねるときにも、カジュアルな表現とフォーマルな表現で違いがあります。
カジュアルなお喋りなら「What's your name? （お名前は何ですか？）」でいいですが、ビジネスパーソンとしては、「May I have your name? （お名前を伺ってもいいですか？）」と聞くとよりよいでしょう。
直接的な表現を避けて、してもいいのか「許可を取る」「伺う」というスタンスで話すと丁寧な表現になりやすいです。
英語電話対応のポイント③：意味が曖昧な日本語は訳さない
英語の電話対応では、一般的な日本語の慣用表現を、わざわざ英訳して伝える必要はありません。
たとえば日本語の電話対応ならば「お世話になっております」という表現を使うのが一般的ですが、「お世話になっております」をそのまま英語に訳すことは難しいです。
逆に、日本語を直接英語に翻訳すると違和感がある場合が多いので気をつけましょう。
英語の電話対応では、ビジネスシーンで使われる英語表現だけを押さえておけば十分です。
【状況別】英語で電話対応するための基本フレーズ
英語で電話対応するにあたっての注意事項を把握した後は、電話対応で使われやすいフレーズを確認していきましょう。
シンプルな英語フレーズは、この機会にぜひ覚えておくと役立ちます。
担当者への取次を求めるフレーズ
まずは、担当者に電話を変わってもらいたいときに使える英語フレーズを紹介します。
- Hello, this is Yamada from AAA company speaking.
（こんにちは、AAAカンパニーの山田です。） - May I speak to Mr. Brown, please？ / I’d like to speak to Mr. Brown.
（Brownさんをお願いします。） - May I speak to Mr. Brown at extension 190？
（内線番号190のBrownさんをお願いします） - May I have extension 190, please？
（内線番号190をお願いします。） - Could you put me through to the marketing department？
（この電話をマーケティング部につないでいただけますか？） - I'd like to speak to someone in charge of marketing.
（マーケティング担当の方をお願いします。） - May I speak with the customer center officials, please？
（カスタマーセンターの職員の方とお話ししたいのですが……。）
話したい人が不在のときのフレーズ
電話で話したい人が不在だった場合は、受話器の向こうの相手に、必要な対応をお願いしなければなりません。
もう1度折り返しの電話をするのか、相手が戻ったら折り返してもらうのか、伝言を残せば済むのかを相手に伝えましょう。
それぞれのシーンで必要な表現をチェックしてください。
- May I leave a message？
（伝言をお願いできますか？） - When is a good time to call？
（いつ電話すれば、ご都合がよろしいですか？） - Could you tell him that Taro called？
（太郎から電話があったとお伝えいただけますか？） - Could you tell him to call me back？/ Would you please tell him to call me back？
（彼に折り返し電話するようにお伝えいただけますか？） - I'll call him back later.
（あとでまたかけなおします。）
相手が出たときのフレーズ
次は、話したい相手が電話に出てくれた場合のフレーズをご紹介します。
日本語と同様に電話に出てもらえたときには感謝を伝えたり、電話をする時間があるか聞いたりしましょう。
- Is this a good time for you to talk？/ Do you have a minute?
（今、お時間よろしいですか？） - Are you busy right now？
（今、お忙しいでしょうか？） - Thank you for your time.
（お時間いただいてありがとうございます。） - I’m calling regarding ～. / I'm calling about～.
（～に関してお電話いたしました。）
アポを取りつけるときのフレーズ
ビジネスメールでアポを取ることも多いでしょう。
アポを取るときは、電話口でやり取りすれば手間なく済みます。
ビジネス英会話として様々なシーンで使えるアポイントメントをとる際のフレーズを覚えておきましょう。
- When is it convenient for you?
（いつがご都合よろしいでしょうか？） - I would like to see you next week or the week after next, when are you available？
（来週または再来週あなたにお会いしたいのですが、いつがご都合よろしいですか？） - That'll be fine. I look forward to seeing you.
（希望の日時で可能です。お会いするのを楽しみにしています。） - I'm not available next Wednesday. How about next Thursday?
（来週の水曜日は都合がよくありません。来週の木曜日はいかがですか？）
挨拶のフレーズ
次は簡単な挨拶のフレーズをご紹介します。
日本語と同様に元気よく挨拶をするのは大切です。電話に出たときには、明るい声ではっきりと挨拶を伝えるようにしましょう。
- Hello. / Good afternoon. Thank you for calling.
（こんにちは。お電話ありがとうございます。） - Hello. AAA Company. This is Yamada Taro speaking.
（こんにちは。AAAカンパニーです。山田太郎が承ります。）
相手に用件を質問をするフレーズ
相手から電話がかかってきたときに使えるフレーズをご紹介します。電話を受けたときには、要件を聞くところからスタートしましょう。
- How may I help you？
（ご用件はなんでしょうか？） - May I ask who’s calling, please？ / May I have your name？
（どちらさまですか？） - Who would you like to speak to？
（誰に御用でしょうか？）
英語が話せる人に繋ぐときのフレーズ
「英語の電話がかかってきたけれど、やっぱり対応は無理だ」と思ったら早めに電話を代わりましょう。
電話を変わる前は以下のフレーズを使ってから代わりましょう。
- I'm terribly sorry. My English isn't very good.
（大変申し訳ありません。私は英語が得意ではありません。） - I’ll get someone who can speak English.
（英語ができる人に代わります。） - Please hold. / One moment please. / Could you hold on a moment？
（少々お待ちください。）
担当者に繋ぐときのフレーズ
電話がかかってきたものの、自分宛ての電話ではなかった場合は以下の英語フレーズを使ってみましょう。
- I’ll put you through. / I’ll transfer you.
（お繋ぎします。） - I’ll put you through to Mr. Brown.
（ブラウンさんにお繋ぎします。） - I’ll put you through to the person in charge.
（担当者にお繋ぎします。） - I’ll put you through to the sales department.
（営業部門にお繋ぎします。）
担当者がいないときのフレーズ
電話が急にかかってくると、担当者がいないケースもあるでしょう。
担当者がいない場合は、以下の表現を使って相手に不在の旨を知らせましょう。
- I'm afraid she is not available at the moment.
（恐れ入りますが、彼女は今電話に出られません。） - I'm sorry, she is not at her desk at the moment.
（申し訳ありませんが、彼女はただいま席を外しております。） - I'm afraid she is in a meeting right now.
（恐れ入りますが、彼女は今ミーティング中です。） - I'm afraid she is on another line right now. / I'm sorry, the line is busy right now.
（恐れ入りますが、彼女は今別の電話に出ております。） - I'm afraid she is out of the office at the moment.
（恐れ入りますが、彼女は今外出しております。） - She will be back in an hour.
（彼女はあと1時間で戻ります。） - I'm afraid she is not here today.
（恐れ入りますが、彼女は今日は不在です。） - I'm afraid she has left already for the day.
（恐れ入りますが、彼女はすでに帰りました。） - Does she have your phone number？
（彼女はあなたの電話番号を知っていますか？）
相手の対応を求めるときのフレーズ
担当者がいないことがわかった後、相手が自分にしてほしいことを尋ねましょう。
以下のフレーズを使って、相手のことを慮った対応をしてください。
- Would you like to hold？
（このままお待ちになりますか？） - Could you call back later？
（あとでかけなおしていただけますか？） - Shall I have him call you back？
（彼にあとでかけなおさせましょうか？）
伝言を受けるときのフレーズ
担当者がいなかった場合、担当者に電話がかかってきた旨を伝えるためにも相手の情報を再度聞く必要があるでしょう。
以下では伝言を受けるときのフレーズをご紹介します。
- Would you like to leave a message？
（伝言承りましょうか？） - Could I ask who's calling, please？
（どなたが電話しているのかお伺いしてもよろしいでしょうか？） - May I have your name again？
（もう一度お名前をお聞かせいただけますか？） - Could you spell your name please？
（お名前のスペルを教えていただけますか？） - May I have your phone/contact number？
（電話番号を教えていただけますか？） - May I ask what company you are calling from？/ Could I ask what company you are with？
（会社名を教えていただけますか？） - May I have your email address？
（メールアドレスを教えていただけますか？） - Let me repeat your information to make sure I got it right.
（確認のため繰り返させていただきます。）
伝言を受けた場合には、名前や電話番号、伝言内容にミスがないのか必ず繰り返し確認するようにしてください。
用件が済んで電話を切るときのフレーズ
電話を切る際は最後に一言言ってから電話を切りましょう。
以下では電話を切る前の言っておきたい一言をご紹介します。
- Is there anything else you would like to talk about?
（他にご用件はございませんか？） - Thank you for calling.
（お電話ありがとうございました。）
【困った場面別】覚えておくと役立つ英語の電話対応フレーズ
電話対応をすると、相手を待たせてしまうことや、相手の言うことが聞き取れないといったこともあるでしょう。
次に、英語の電話対応で困ったときに役立つフレーズを紹介していきます。
間違い電話を受けたときのフレーズ
英語の間違い電話がかかってくるときもあるのではないでしょうか。
間違い電話がかかってきても落ち着いて以下のフレーズを使いましょう。
- I’m afraid you have the wrong number.
（恐れ入りますが、番号を間違えていらっしゃいます。） - There is no Yamada Taro here. / I’m afraid Yamada Taro doesn’t work here.
（山田太郎という者は社内におりません。）
相手を待たせてしまったときのフレーズ
電話が急にかかってきても、手を離せず相手を待たしてしまったときに使えるフレーズをご紹介します。
- Sorry for keep you waiting.
（お待たせして申し訳ありません。） - Thank you for waiting.
（お待ちいただいてありがとうございます。）
相手の言ったことが理解できないときのフレーズ
慣れない英語で、聞き取れずにもう一回言ってほしい場合のフレーズをご紹介します。
よくある間違いとしては「Pardon?」と一言で聞き返すことです。「Pardon?」と聞き返すのは失礼なので、正確な文章で聞き直しましょう。
- I’m afraid we have a bad connection. / I'm afraid I can't hear you well.
（恐れ入りますが、よく聞こえません。） - Could you say that again？
（もう一度お願いできますか？） - I'm sorry, could you please speak a little slower？/ I'm sorry, could you please speak more slowly？
（もう少しゆっくり話していただけますか？） - I'm sorry, could you please speak a little louder？/ I'm sorry, could you please speak up？
（もう少し大きな声で話していただけますか？）
【参考トーク】英語の電話対応での会話例
電話対応の英語フレーズを紹介してきました。
最後は英語で電話対応したときの会話例を紹介します。一度以下の連分を読み上げて、シミュレーションしてみてください。
＜英語で電話対応するときの会話例＞
A：Hello, AAA Company. How may I help you？
（もしもし。AAA社です。ご用件は何でしょうか？）
B：Hello, this is Brown from BBB Company. May I speak with Mr. Yamada please？
（もしもし。BBB社のBrownです。山田さんをお願いできますか？）
A：I'm afraid he's in a meeting right now. Would you like to leave a message？
（恐れ入りますがただ今、山田は会議に出席しております。伝言を承りましょうか？）
B：Yes, please. May I have Mr. Yamada call me back when he is available？ Again, my name is Brown, and he can reach me at 123-456-7890.
（はい。山田さんがお戻り次第お電話下さるようにお願いしていただけますか？ もう一度、私の名前はBrownです。電話番号は、123-456-7890です）
A：Let me make sure I got your information right. Your name is Mr.Brown, and your phone number is 123-456-7890. I'll let him know you called.
（確認させてください。お名前は、Brownさんで、電話番号は123-456-7890ですね。佐藤にあなたから電話があったことを伝えます。）
B：That's correct. Thank you.
（あってます。ありがとうございます。）
A：Thank you for calling AAA.
（AAA社にお電話ありがとうございました。）
B：Good bye.
（さようなら。）
A：Bye.
（さようなら。）
英語の電話にも対応できるように、英語のフレーズをまとめておこう
- 片言でも相手に伝わるように話す
- フォーマルなビジネス英語を使う
- よく使われる英語表現を覚えて、自分の電話に活かす
英語で電話がかかってきたとき、よく使われる定番の表現さえ知っておけば、英語の電話対応もスマートにこなせるようになります。
本記事で英語の電話対応フレーズを確認し、英語を使った電話でのコミュニケーションを円滑にしてください。
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