1. 議事録を簡単に分かりやすく書く時に押さえておきたい書き方のポイント

議事録を簡単に分かりやすく書く時に押さえておきたい書き方のポイント

 最近では「派遣社員なのにテンプレートも無しに議事録を書いてくれと頼まれた」と言う話も耳します。議事録は後から参加できなかった人間に概要を伝えるためのものであったり、「確かに言った」「いや、聞いてない」と争いが起きないためだったりなど、目立ちこそしないものの、いざというときにそのクオリティは重要になってきます。

 ここでは、いきなりやれと言われても対応できるように、議事録を簡単に書くための書き方のポイントをみていきます。

会議中の記録を取る

 まず、あらかじめテンプレートを用意しておきます。これだけで何を書けばいいのかイメージしやすくなるので簡単になります。会社にテンプレートがあるか確認しましょう。なければ自分で用意することになりますが、そういった場合でもネットで簡単に見つかります。会議の内容に合ったものを探して用意しておきましょう。

 可能であればボイスレコーダーで録音しておきたいところですが、録音をする場合は必ず事前に了承を取って下さい。会社の機密事項に関する問題や、録音されているのを知らずにプライベートな話題になったりしないようにするためです。

 ボイスレコーダーが許可されてもされなくても、会議内容からポイントを抜き出す作業は必要となります。後から議事録を見直す必要がある人の状況を考えて、「どんな報告があったか」「誰が何を言ったか」「結論は何か」「それ以外の課題となりそうな発言はあったか」などに注目します。

 特に、何かが決定した時は必ず見逃さないようにして下さい。また、反対意見で有益な物なども忘れずに抜き出しましょう。聞き取れなかった、または聞き逃した場合は必ず確認します。憶測で間違ったことを書いてしまうリスクを許容しないようにします。ただし話の腰を折らないように、確認するタイミングは注意しましょう。

客観的に簡潔にまとめる

 議事録の書き方は「会議の結果が一目でわかる」ということを目標にやっていきましょう。日時・場所・参加メンバー・議題などの状況に対する情報も忘れずに入れます。特に参加メンバーの役職については、間違えるととても失礼なので気を付けて下さい。

 会議内容の記入ですが、気合を入れすぎて雑誌の対談記事の様に全て会話形式で書き上げてしまう方もいるようです。しかし、それでは見る側が大変になってしまいます。一言一句そのままを記録する必要があるのなら、ボイスレコーダーをそのまま提出すれば済む話です。話が長かったり分かりづらい内容だった場合は、小さくまとめましょう。

 議事録の書き方のポイントは「要約すること」です。基本的に、書く必要がなければ書かないようにすることが鉄則です。何が問題でどんな結論が出たか、次までに目標・方針・期限など話の要点を抑え、客観的な視点で書き上げましょう。会議に資料を使用した場合は、それらを関連物として添えるのも有効です。たくさんのページを作りたくなってくるかもしれませんが、まとめる力が問われる場面なので無駄に量を増やさずにコンパクトにまとめることを目指しましょう。

 簡単に議事録を書くためには「会議の後で見る」ということを意識して、ポイントを客観的にまとめることを目指します。そのためにも会議中の記録を取ることに集中しましょう。コンパクトに簡潔に、ということを忘れなければすっきりとした議事録を書き上げることが出来ます。

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