1. 長時間の会議で集中力を保ち続けるためにできること【自分なりの議事録作成】

長時間の会議で集中力を保ち続けるためにできること【自分なりの議事録作成】

by Ed Yourdon
 セクション内の日常的なミーティングとは違い、長時間の大きな会議で集中力を保ち続けるのは難しいもの。最初は緊張して会議に臨んでも、時間が経つにつれて集中力が切れてしまう。そんなタイミングで司会者から意見を求められ、答えに窮し、恥をかいた。そんな経験をした人も少なくないでしょう。

 では、どうしたら長時間の会議でも集中力を保ち続けることができるのでしょうか。色々な方法があると思いますが、ここでは「自分なりの議事録を作成する」というやり方について話していきます。

書記になったつもりで会議に臨む

 会議で一番忙しいのは書記役の人です。あとでオフィシャルな議事録を作成するために、会議の時間中、発言を記録し続けなくてはなりません。一瞬たりとも、集中力が切れるということはありえないでしょう。

 ですから、自分が書記役になったつもりで会議に臨めば、集中力を保つことができるのです。ただし、本当の書記ではないので、発言のすべてを記録する必要はありません。メモを取ることに夢中になってしまうと、かえって、会議の内容に対する自分の意見が生まれにくくなってしまいます。

 あくまでも話の流れを掴み、ポイントとなる発言を書き留めるという範囲で、自分なりの議事録を作るよう心がけると良いでしょう。

自分の所見を書き加える

 そうして書き留めたメモに、随時自分の所見を書き加えていくことをお勧めします。ペンの色を変えて、「同意できる意見」「疑問を感じる意見」「思いついたアイディア」など、分別して書いていくといいでしょう。これを会議中続けていれば、集中力が切れることがありませんし、いつ意見を求められてもすぐに対応できます。

 例えば「先ほどの○○さんの御提案についてですが、1つ確認したいことがあります」と言ったように、少し時間を遡らせて、疑問点を提示することもできるのです。そのためにも、自分なりの議事録は大変有効と言えるでしょう。

積極的に発言する

 長時間の会議中、集中力を保つためにもっとも有効な方法は、積極的に発言することです。ただ、漫然と人の話を聞いているだけでは、なかなか的確な発言はできません。会議には流れがあるため、1つのことについて何か発言しようと思っていても、話がどんどん先に進んでしまう。タイミングを逸して、結局は発言できなくなるということが多いでしょう。

 それを避けるためにも、議事録は役立ちます。常にリアルタイムの発言をチェックしているため、タイミングを逸することなく、的確な発言が生まれるにちがいありません。どしどし発言して、自分にとって有意義な会議にする。そうすれば集中力が切れるということはなくなるでしょう。

 
 こうして作った議事録は、会議のあとでも役立ちます。書記役の作成したオフィシャルな議事録と比較してみると、自分に欠けている視点などが明確になるでしょう。ビジネスマンとして成長するためのテキストにもなるのです。集中が続かないという人は、ぜひ試してみて下さい。

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