1. 効率化を図るために会議に取り入れるべき3つのルール

効率化を図るために会議に取り入れるべき3つのルール

 ビジネスシーンにおける会議とは、その機会を利用して会社の方針に則って自分たちが進んでいる進路が正しいかどうか、また設定された目標を達成するためにどの様な事をチームとして行っていけば良いかなどを確認できる場として有効です。

 三人寄れば文殊の知恵と言いますが、大勢いればいるほどにアイデアも沢山出てきて、より効果的に仕事を進めていくための知恵も知識も出てくるものでしょう。しかしそれは逆に、あるルールがなければ収集がつかなくなる可能性もあるのです。会議を行うにあたり、効率化を図るためのルールを決めておく事は企業にとっては欠かせない条件です。

1,事前に資料に目を通しておき意見を考えておくこと

 会議に参加するにあたってまず始めにルール化しておきたい事は、会議の資料は事前に参加者に配布するという取り決めです。出来れば前日までには配布しておくと良いでしょう。

 また、更に効率化を図るためには、議題ごとに自分なりの意見を考えておく様に準備する事が大切です。こうすれば、会議の場で考える時間を減らす事が出来ます。また、前日よりも前に資料が配布出来るなら、それぞれの意見を社内メールなどで集約しておく事も効率化の良い方法でしょう。

 ただしここで気を付けておきたい事は、目的を皆でしっかり統一しておく事です。どんなに資料を事前にもらっても、会議を開催する目的を理解していなければ的外れなアイデアを会議に持ち寄ってしまう事になり、余計に手間がかかってしまいがちです。

2,個人の批判はしない

 会議において、個人の批判はしない様にしましょう。個人的に改善しなければならない事は、チームリーダーや上司と話し合う際に行なって解決していくものです。

 ただし、チームとしての方向性や目標到達方法を考えるにあたり、社員の個人的な例を出して修正しなければならない事については、必要ならば行なってもよいでしょう。出来れば、個人名ではなくて例として出した方が、そこに挙げられてしまった社員も、そんなに気おくれせずに会議に参加できるようになります。

3,原因究明と建設的な考え方をする

 会議において、目標を達成するために今までの反省点を考える事は有益になりますが、その際は根本的な原因を追究する様にしましょう。もしもこの際、個人の問題が出てきたとしても、上記の様に個人の責任は追及しない様にしましょう。

 チームでのプロジェクトにおいて、個人だけの問題で進行していかないというのはチームリーダーにも責任がありますので、個人攻撃はマイナスにしかなりません。また、一度原因が究明されたらもう後ろを振り返らず建設的な意見で会議を盛り上げていくようにしましょう。

 どうやればより状況が改善出来るのかということを、ポジティブに考えていく事が必要です。消極的な空気はマイナスの要素しか作り出さずに、会議においても効率化からはかけ離れていってしまいます。この場合、会議を進行する司会者に割り振られている、効率的に進行するためのルールも大きな影響を与えるでしょう。

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