1. 会議の議事録に自分の意見を書くときの方法

会議の議事録に自分の意見を書くときの方法

議事録に自分の意見が載せられるか

 そもそも議事録とはビジネス文書の基本であり、簡潔な内容で事実のみを記載することが求められます。したがって、会議で決まったことを書くのが目的の議事録に自分の意見を書くのはとてもおかしな話です。

 あくまでも、個人的な感想は書かず要点を的確にまとめる必要があります。しかし、もしも他社との会議において、どうしても相手の様子など自分が思ったことを書き入れたほうが良いと判断した場合は、「所感」と書き、別項目にして記載するような書き方にしましょう。

決定事項のない会議の議事録の書き方

 先ほど書いたように、議事録は基本的には自分の意見を書くものではありません。意見があるのであれば、会議中に発表するようにしましょう。ただ、中には決定事項が決まらないまま終わってしまう、残念ながら意味のない会議もあります。

 例えば、アイデアや意見が出ない会議です。意見が少ないのは何か理由があって言い出しにくい雰囲気なのかもしれませんし、もしかしたら、会議進行役の聞き方が悪いのかもしれません。

 いずれにせよ、この場合の書き方は議事録にまだ決まっていない議題として「保留事項」と書きましょう。そして保留の理由や決定時期、今後は誰が対応していくかなどを書き添えましょう。

 その他、意見は出たものの結論がでないまま会議が終わってしまうものもあります。この場合の議事録の書き方も「保留事項」と書きましょう。反対意見が最後まで消えないときは意見の内容を要約して入れるとともに、その意見を出した人の名前を書きましょう。意見が2つに分かれたときも、両方の意見を併記して、それぞれの賛成者を明らかにしておきましょう。いずれの場合も、決定事項と保留事項は明確に区別して書くことが必要です。

所感は社内報告書に書く

 議事録に意見を書くことは基本的にはできませんが、社内報告書(レポート)では所感として書くことができます。

 所感の書き方は、本文最後に箇条書きで他の項目とは別に書きます。上司は社内報告書を読み勧めた最後に所感にたどり着くので、簡潔明瞭であり「なるほど」と思えるような書き方になるように工夫をしましょう。

 なお、所感は感想と同じ意味で「自分が感じた、あるいは感じるもの」ということです。ただし、所感という表現は改まった公式な場面で使われるものなので、議事録はもちろん社内報告書においても「感想」という言葉ではなく「所感」を使うようにしましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する