1. 司会が意識しておくべき有意義な会議を行う3つのコツ

司会が意識しておくべき有意義な会議を行う3つのコツ

by vancityhotshots
 会議の司会を任されたとき、第一に考えるべきは定められた時間の中でいかに内容のある議論をし、正しい意思決定に導くかということ。そのためには参加者を上手にまとめ、筋の通った流れを作らなければなりません。では、司会者が心がけなければならないことは何なのでしょうか。ここでは参加者をまとめ、内容のある会議にするための3つのコツを紹介します。

1. スタートが肝心

 司会者にとって何より大切なのは、会議の開始のさせ方です。参加者が緊張感を持たないまま会議をスタートさせてしまうと、まとまりのない空虚な内容になりがち。

 基本は「定時に開始する」ということ。当たり前のように思われるかもしれませんが、実際には多くの会議が定時に始まってはいません。参加予定者が全員揃うまで待つケースが少なくないからです。

 コツは、事前に出席予定者の中の最も高い地位の人に「遅れる人がいても、定時に開始したいと思いますが、いかがでしょうか?」とお伺いを立てておくこと。そのポジションの人が遅れる場合は、その次の地位の人と相談し、あくまでも定時スタートにするよう図るのです。これが、司会の最大のコツ。そのことによって、会議場に引き締まった雰囲気を作り、参加者が適度な緊張感をもつことができます。結果として、まとまりのある会議になるというわけです。

 きっぱりと「時刻になりましたので、会議を開始いたします」と言い切ること。「えー、では、そろそろ」「~と思います」「~してよろしいでしょうか」といった曖昧な表現は緊張感を削いでしまいます。

2. 参加者の協力を要請する

 会議の冒頭で予定している進行の流れをきちんと説明した上で、参加者の協力を要請する。これが2つ目のコツです。

 「今日の会議ではこれこれの議題について議論します。課題が複数あり、どれも大変重要な内容です。定時までにできればすべての意思決定をしたいと考えています。それを実現するために、不規則発言は控えていただくなど、皆さん御協力ください」といった内容の話を最初にしておきましょう。

 つまり「自分勝手な言動をして、会議のまとまりを崩すことはNG」と、参加者に釘をさしておくのです。

3. 本題から話がずれたら、すぐに軌道修正

 会議の流れの中で、本題から外れた意見や、ピンボケ発言が出てしまうことは避けられません。そのときの司会のコツは、すぐに軌道修正して本題に戻すこと。放置しておくとどんどん話が横道にずれ、「雑談会」のような締まりのない会議になってしまいます。そうならないように、早めに対応するよう心がけましょう。随時、要点を整理しながら進めるのも、緊張感の維持に有効な方法、司会のコツです。


 参加者をまとめるためのコツを一言で言うなら、「和気藹々を避ける」。親睦会では必要な「和気藹々とした雰囲気」は会議では不要であり、マイナスにしか作用しません。あくまでも緊張感を持たせること。そのために最初が肝心ですし、流れを常に本題に戻す配慮が、司会者には必要になってくるのです。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する