1. 会議の議事録の作成にかけても良い時間の目安

会議の議事録の作成にかけても良い時間の目安

 新入社員が会社に慣れてくると、議事録を書かされることが多いようです。しかし、議事録をまとめることを難しく考えて、必要以上に時間がかかってしまう人を多くみかけます。どうしたら、短い時間で作成することができるでしょうか?また時間の目安とは、どれぐらいなのでしょうか?

目安は24時間以内

 一般的な場合は、議事録は24時間以内に発信するようにしましょう。内容が急を要する場合には、上司に2時間以内に仕上げるように言われる場合もあります。つまり、議事録に時間をかけすぎてはいけません。

 しかし、新人社員にとってこの作業は難しく、○時間を目安にといわれても、ある程度事前に準備をしていないと目標時間内に仕上げることはできません。会議が始まる前に議題や参加者など、分かる項目を埋めておきましょう。

 例えば議事録のタイトルや、会議日時・場所、出席者の氏名などは、前もって書いておくことができるでしょう。

フォーマットを決めておく

 もしもあなたの会社に議事録のフォーマットがないようであれば、インターネットでダウンロードしたフォーマットを活用しましょう。フォーマットがあればとても見やすい議事録になりますし、まとめやすくなります。ただし、会社によってはフォーマットの内容を少し変えたほうがいい箇所があるかも知れないので、あくまでも目安として活用しましょう。

 項目は、「決定事項」→「討議事項」→「懸案事項」の並び方で書きましょう。中でも、「決定事項」は一番重要です。続いて「討議事項」を書き、宿題や次回の会議日時を書く「懸案事項」という順番になります。項目は、時間の順番が逆にならないように、「懸案事項」(これからするべきこと)は後に書くのがポイントです。

訂正箇所はないか再度確認する

 「議事録作成にかかる目安時間は24時間」と書きましたが、もしも議事録が間違いだらけだと、訂正版を作ったり差し替えが必要になったりでとても24時間以内に終えることはできません。

 まず、議事録の中によく分からない点がある場合はそのままにせず、遠慮なく同席した先輩に聞くようにしましょう。そして、最終的なチェックを上司にお願いし、OKサインが出てから発信するようにします。

 議事録は、書き方になれるまで大変かもしれませんが、何度も書いて場数を踏み「議事録はあなたに任せれば大丈夫」と言われるくらいになりたいものです。

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