1. 会議で話し合う「議題」の決め方【3つのポイントを押さえて会議を有益なものに】

会議で話し合う「議題」の決め方【3つのポイントを押さえて会議を有益なものに】

by Ed Yourdon
 会議を開くにあたって重要な意味を持つのが議題です。議題は会議のテーマや目的を示すものであると同時に、会議に参加する人間がどのような形で会議に関わるのかを示す大切な手掛かりでもあります。優れた議題は一目で目的がわかると同時に、参加者に何を求めているのかまで理解することができるのです。

 議題をその場で適当に考えているようでは、会議の有益性は望めません。適切な議題を用意して、会議を充実したものにする努力が重要。今回は、会議で話し合う議題の決め方のポイントについて紹介します。

1. 議題の方向性を明確に

 議題の持つ基本的な役割は、会議の方向性を示す道しるべのようなもの。業務の運営で何か支障をきたしていることがあれば、何らかの改善策を練らなくてはいけません。会議の議題として業務上の課題について話し合えば、有益な意見を集約することができて業務の改善に繋がります。

 この場合の議題の決め方のポイントは、ただ課題について話し合うだけではなくどのような方向に改善したいのかを明確に議題に盛り込むこと。「売り上げの低下について」という議題では漠然としすぎていて、何について話し合うのかを参加者がイメージしづらくなってしまいます。「低下する売り上げを前年度並みに回復させるには」というように議題を設定すれば、参加者もそれぞれの立場から発言しやすくなりますし、会議によってどのような結論を求めているのかが明確になるでしょう。

2. 発言しやすい議題を設定する

 参加者が発言しやすい議題を設定することで議論が活発になり、充実した会議にすることが可能となります。発言しやすい議題とは、テーマが明確であり具体的な問題が設定されているもの。例えば、「会員数を増やすには?」ではなく「会員数を1割増やすためには各部門がどのように動くべきか?」という議題の方が目的が明確になり、参加者がどのような意見を求められているのかがすぐに理解できます。

 このように発言しやすい議題を設定しておけば、参加者も会議の前にしっかりと準備をしておくことができるので、会議本番で余計な時間をかけることなくスムーズに会議を進行していけるでしょう。

3. 疑問文で書く

 会議の議題は疑問文で書くことをお勧めします。疑問文で書くことで何を問いかけているのかがわかりやすくなり、求められている回答内容を事前に用意してから会議に出席することができるからです。

 会議が問題解決の手段として用いられる以上、疑問文で議題を設定できない会議はごくわずかの例外を除いてありません。もし疑問文で議題を設定できない会議があるとすれば、それは内容を盛り込みすぎてテーマを絞り切れていない証拠。

 テーマが広すぎる会議は、議論がバラバラの方向に散ってしまい、何を話し合っていたのか見失ってしまいがちです。疑問文で書かれたシンプルなテーマの方が、参加者も会議で発言しやすくなり、より有益な結果が導き出せます。

 「利用者の増加について」という議題では、利用者数が増加したことに対してどのような意見を求められているのかが分かりません。利用者の増加がいいことなのか悪いことなのか、どのような関わり方を求めているのかがわかるように議題を設定しましょう。

 例えば、「増加する利用者に対して待たせることなくサービスを提供するには?」というように議題を設定すれば、利用者の増加に対してどのようにすればサービスの質を落とさず提供できるのか、という改善提案を求めている会議だと一目で分かると思います。


 
 議題の決め方の基本は、はっきりとしたシンプルな議題を設定すること。議題が曖昧なままでは、会議を開いてもただ時間を浪費するだけで有用な結論を導き出せるはずがありません。参加者に何を求めているのか、会議がどんな目的で行われるのか、それをはっきりと示せる議題を用意して初めて会議が機能します。議題ひとつで会議の質は大きく変わります。適切な議題を用意して、会議が有益なものになることを目指してください。

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