1. 会議を欠席した人に対して議事録をメールで送る時に役立つ方法

会議を欠席した人に対して議事録をメールで送る時に役立つ方法

 会議にどうしても出られなくなってしまって、欠席してしまった人のためにメールで疑似の結果を送ることをしなくてはならない場合が来るかもしれません。欠席した人に会議での議事録の内容をメールで送る際には、どのように送ればいいのでしょうか。そこで、今回は会議に欠席した人へ議事録をメールで送る際の送り方について説明していきたいと思います。

内容を端的に文章で示して議事録はファイルを送る

 欠席した人に対してメールを繰る際には、会議で決まった内容を端的に示して、相手方に読みやすいメールを送ります。メールで議事録の内容をあまりに多く書いてしまうと、読み手も読みずらく議事録の内容が頭に入ってこないでしょうし、多くの時間を割かせてしまいますので、メール内での文章は端的に書くようにしましょう。特に欠席の理由が病気である時だと、余計に相手に負担をかけさせてしまいますので、読み手のことを考えてメールを書いてください。

 また、議事録の内容を詳しく読みたいという人もいるでしょうから、その時のためにメールの中で議事録の内容をPDFなどで送付しておくようにするといいです。まずは、メールを送る際には、相手方に結論を読みやすいようにしておくメールの送り方をすることが大事です。

細かい内容や相談の方法を記載しておく

 メールで連絡を取る際には、今後の情報共有をする際の方法について端的に記載するようにしましょう。議事録の内容を読んだだけでは、細かい点まで把握していない可能性がありますので、今後の情報共有によって仕事の連携をとる際には、連絡を取る手段を考えておかなくてはなりません。

 そのため、メールを送る際にはメールに連絡方法を端的に記載しておきましょう。また、連絡方法記載の際には、各参加者の時間の都合やいつまでに連絡を取っておいた方がいいのか、連絡をする際に事前に準備しておいてほしいことなど、あらかじめ議事の参加者の確認を取った上で、連絡方法をわかりやすく記載しておきましょう。そうすれば、今後の仕事の進め方もスムーズになります。

 あとは、最後にメールを読んで頂いたことについて感謝の意を込めた文章を手短に書いておいてください。病気などの場合には、体のことについて労う文章を一言付け加えておくといいです。以上が、会議に欠席した人へ議事録をメールで送る際の送り方です。是非参考にしてみてください。

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