1. 会議の生産性を向上させるために意識しておくべき2つのポイント

会議の生産性を向上させるために意識しておくべき2つのポイント

by Tonio Vega
 企業は意思決定や進捗の確認のために会議を開きますが、その多くはダラダラと長い時間をかけてしまっているのではないでしょうか。会議は生産性を意識して、なるべく短い時間で行いたいもの。しかし、思ったように会議が進んでいかないと悩む人も多いでしょう。ここでは、会議の生産性を向上させるために意識すべきことを紹介していきたいと思います。

ポイント1:人数を絞る

 会議と聞くと、大体どれくらいの人数を想定するでしょうか。10人でしょうか。20人でしょうか。会議は8人を超えるとスムーズな意見交換が妨げられ、聞き役に徹する人が出てきてしまいます。もちろん各自のスケジュールや会議室の都合などの外部要因もあるため、似たような会議を何回も開くわけにはいかないという事情もよくわかります。

 ただ、「会議」と「報告」は違うのです。会議というのは双方の意見交換によって、考えを擦り合わせていくもの。したがって、会議は意見を交換したい人のみに絞って開くべきです。

ポイント2:論点を絞る

 時間がダラダラと過ぎていく会議の特徴は、論点があっちこっちに行ってしまうということが考えられます。ロジカルシンキングなどの本には、よくブレインストーミングで論点を抽出する時間を設ける必要性が説かれていますが、最初にしっかりブレインストーミングを行うことで、論点がブレることを防げるのです。

 たとえば、1時間ほどの会議を想定しているのであれば、最初の10分ほどをブレインストーミングに充てます。もし議題が決まっていないなら、とにかく議題を述べていき、必要なものだけに絞ってしまいます。論点を絞っていない会議は、浅く広く話し合いが広がっていってしまいますが、ブレストをきちんと行った会議は狭いながらも深い議論ができるため、参加者同士の理解を掘り下げることができます。


 よくある生産性の低い会議というのは、何も制限を行わない、人間的にも時間的にも「広くて浅い」会議のように思います。あれもこれもと考えず、絞ることで「深い、意味のある」会議としての話し合いができるのではないでしょうか。

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