1. 始まってからではもう遅い!会議の効率化を図るためにやっておくべき手法

始まってからではもう遅い!会議の効率化を図るためにやっておくべき手法

 会議というのはとにかく無駄が生まれがちです。内容をただ伝えただけで、それに対する議論がなかなかできないということも少なくないでしょう。会議を効率よくするためには、いったいどのような工夫をすればよいのでしょうか。

事前に会議の内容は細かく周知しておく

 基本的なことですが、会議を開く際にはその内容を細かく周知しておくことが必要です。そして、それに対しての意見やアイデアを事前に考えておいてもらうことで無駄な時間が無くなります。行き当たりばったりで会議を迎えることだけは避けましょう。

参加メンバーの意見やアイデアも共有しておく

 次に必要なことは、事前に考えてもらった意見やアイデアをメンバー同士で共有しておくことです。そうすることでそれぞれの意見に対しての質問事項などを考えておくことができます。会議が始まってから質問内容を考えるようでは時間がもったいないです。ただし、準備に時間がかかりすぎるようでは本末転倒です。どこまでを準備とするかは場合によりますが、メンバーの負担にならない程度に意見の共有ができているとよいでしょう。

考えられる質問に対する答えは用意しておく

 できるなら、メンバーのそれぞれが自分の意見に対して出てきそうな質問事項を予想して、それに対する回答を用意しておけばさらに効率化を図れます。会議においてはそれぞれが考え込む時間を減らすことが手際をよくするには最も有効です。そのため、事前に想定される質問に対する答えを用意しておくとよいでしょう。


 以上のように、会議の効率化には事前の準備が大切だということが分かってもらえたでしょうか。全てのメンバーが会議の大まかな内容と、その中での自分の立ち回りが想定できれば会議の効率は非常に良くなります。事前の準備をしっかりして、会議が始まってから慌てることがないようにしましょう

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