1. 議題・項目別に意見をまとめて分かりやすく箇条書きで記録する方法

議題・項目別に意見をまとめて分かりやすく箇条書きで記録する方法

 会議の議事録を作成する時に注意したいのは、大切な事がきちんと記録されているかという事でしょう。記録者は、正規の議事録できちんとした物を完成させれば良いのですから、実際の会議の時にはどんなに字が雑になってしまったとしても、書き落とす事がない様に注意すべきです。

 効果的な議事録とは、その場にいなかった人であってもなぜその結論に達したのかを把握できることが大切であり、そのための書き方が重要になります。つまり、何かの議題に対しての決定事項は当然ながら、決定に至るまでに出された意見というものも非常に貴重だという事です。

 この意見は、例え自分よりも上の立場の社員の意見であっても、丁寧語で書いていたら膨大な議事録になってしまいます。議事録からは議論された内容と結果が分かれば良いのですから、意見は箇条書きで構いません。では、その書き方として注意する事はどんな事でしょうか。

出た意見は極力全て記録する

 実際の会議の時には、一つの議題が終了するまでその議題の内容しか話し合わないという事は少ないかも知れません。皆が意見を出し合っていけば、もしかしたら今まで考えなかった事まで視野に入れながら検討していく事が出てくるものですし、一つの会社で行なっている仕事ですから、大きく言えば全ての事に関連性が出てくる事もしばしばあります。

 そのため、実際の意見としては色々な分野の意見が入り混じる事もあるでしょう。この時に議事録作成者は、今の議題に関係がないからと言って記録しなくて良い訳ではありません。別の議題の時にそれらが関係してくる事も多々あるので、会議中は意見の順番に沿って記録していく事が必要でしょう。慣れた人ならこの時に既にある程度の項目分けをして記録していきますが、最初からそう出来なくても構いません。

項目別に分ける

 会議中にとった記録を議事録として提出する時には、議事の内容はもちろん見やすさという点も求められます。

 この時、前述した様に出てきた意見の順番で箇条書きで議事録作成を行なうと、その議題とは関係の無い内容まで載せられてしまう事になります。そうならないためにも、どの意見がどの議題や項目に該当するのかという項目分けを行ない、関係している議題の中で出された意見として、議題別に分けていく書き方が必要になります。

 こうすれば、会議にいなかった人でもどんな意見が出てその結論に至ったのか、ということが明確に分かりやすくなるでしょう。なお、意見は箇条書きで構わないとは言っても、最低限正しい日本語を使う様にしましょう。友達とのやり取りではありませんから、上司にそのまま出せる様な言葉遣いが好ましいです。

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