1. 【退職願】メールで退職の意思を伝える際のマナー・退職方法とは

【退職願】メールで退職の意思を伝える際のマナー・退職方法とは

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 勤めていた会社をいざ退職すると決めても、なかなかタイミングがつかめない場合や、理由があってメールで退職願を出したい場合などもある。

 今回は、メールで退職する意思を伝えるときのマナーや方法について紹介していきたい。

退職の意思をメールで伝えるときの2つのマナー

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退職の意思をメールで伝えるときのマナー①:誰に伝えるかを明確にする

 退職の意思をメールで伝えるときの一つ目のマナーとして、「誰に伝えるかを明確にすること」が挙げられる。 

 退職メールをお世話になった直属の上司に送るのか、人事に送るのか、小規模な会社であれば社長に直接送るのかなど、まずはメールを送る相手をはっきりさせよう。

 またその中でも、退職メールを会社のアドレスに送るのか、それともプライベートのアドレスに送るのかなども考えたい。

 一般的には、直属の上司の会社やプライベートのアドレスに送るとよいはずだ。

退職の意思をメールで伝えるときのマナー②:退職願ではなく相談として送る

 退職の意思をメールで伝えるときの二つ目のマナーとして、「退職願ではなく相談として送ること」が挙げられる。  

 「体調不良により欠勤が長引き、会社への敷居が高くなってしまった」「大きなトラブルに見舞われて、もう続けていく気力がなくなってしまった」などの個人的な理由から、メールで退職の意思を伝えたいときもあるだろう。

 そんなときは、メールを「相談」として送信するとよい。以下は、退職の意思を伝えるときのメール文例である。

【例文】退職の意思を伝えるときのメール文例

  • お世話になっております。
    この度はご迷惑をおかけして申し訳ありません。

    メールでの連絡が失礼なこととは承知の上ですが、◯◯の理由により、退職することを検討しています。

    一度今後のことをご相談させていただけないでしょうか。よろしくお願いいたします。

上司に退職の意思表示をする3つの方法

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上司に退職の意思表示をする方法①:できればメールよりも直接伝える

 上司に退職の意思表示をする一つ目の方法は、「できればメールよりも直接伝えること」である。

 若い世代の人は、メールを使った退職の意思表示を考えることもあるだろう。法律では退職の伝え方を規定していないため、メールでも有効ということになる。

 しかし、退職メールを受け取る人の中には「こんな重大なことをメールで意思表示するなんて」と感じる人もいるかもしれない。

 退職メールを送ったとしても、結局はその後に直接話すことになり、二度手間となる。円満退社を望むなら、メールでの意思表示はできれば避けるべきだろう。

上司に退職の意思表示をする方法②:上司と直接話し合う

 上司に退職の意思表示をする二つ目の方法は、「上司と直接話し合うこと」である。

 退職の決意が固まったら、できるだけ早く直属の上司に口頭で伝えるようにしたい。

 「今日退職の話をしよう」と決めたら、出社して直接上司のデスクへ赴き「折り入ってお話がありますので、後ほどお時間をいただけないでしょうか?」などと言おう。

 上司に急ぎの予定がなければ、その場で話し合うことになる。また、そうでなければ、上司の指定する時間に従うとよい。

 以下に、退職の意思を伝えるときの例を記載する。

【例文】退職の意思を伝えるときの文例

  • 退職させていただく決意を固めましたので、その報告に参りました。
    いろいろ考えて悩んだのですが、どうか御了承ください。
  • 大変わがままなお願いなのですが、別の業界で仕事をしてみたいと考え、退職を決意いたしました。

 おそらく上司はその詳しい経緯や考えを聞くはずだ。さしつかえない範囲で答えつつ、あくまでも固い決意であることを強調して上司の理解を求めよう。

上司に退職の意思表示をする方法③:退職願を提出する

  上司に退職の意思表示をする三つ目の方法は、「退職願を提出すること」である。

 退職までの理想的な手順は、「退職する意思を直接上司に口頭で伝え、上司が了承してから、退職願を作成・提出する」という流れだ。

 退職届には明確な日付を記し「この日をもって退職いたします」と書くため、その日付を上司と相談・調整する必要もある。

 ただし、こちらの都合で一刻も早く退職したいというのであれば、上司に話をする段階で退職願を用意しておいてもよい。

 退職する日付を空けておいて、その場で上司と相談、記入すれば速やかに提出することができるだろう。

退職が決まってから送る、退職メールの書き方

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退職メールを送る相手は、仕事で関わった人

 退職メールとは、仕事でお世話になった人に対して、報告とお礼の意味を込めて送るものだ。

 退職が決まったことを送る退職メールは、誰に送ってもよい。

 とくにお世話になった仕事仲間や、直近1年くらいの間にやり取りした仕事関係者、過去に名刺交換した人すべてなど、人によって送る相手は異なる。

 お世話になった人はもちろん、その後の自分の働き方、勤務先なども考慮に入れて送るとよいだろう。

退職メールに書く内容

 あなたの最後の印象となる「退職メール」で好印象を与えることができれば、退職後も相手とよい関係を築くことができる。

 退職メールには、今までのお礼と「今後もよろしくお願いします」という内容はマストで入れよう。

 その他にも、相手との個人的なエピソードや、具体的にお世話になった場面、一番勉強になったことなども書くと、より相手の印象に残るメールとなる。

【文例】退職メールに書く内容

  • 今までのお礼:まず相手に感謝の気持ちを伝えることが大切だ
  • 今後の挨拶:近い業界の人や今後も関わる人には、特に気持ちを込めて「今後もよろしくお願いします」といった内容を書こう
  • 印象深いエピソード:相手に自分を印象づけるために有効なのが、自分と相手しか知らないエピソードを書くことだ

▼取引先に送る退職メールの例文をチェックする


 転職やプライベートな理由などで、退職する機会は誰にでもある。「退職したいことを言い出しにくい」と悩んでいたら、本記事を参考に行動してみてほしい。

 スムーズに気持ちよく退職し、新たなステップで活躍することを願っている。

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