1. 引き継ぎを行う際に役立つ「業務内容」のまとめ方

引き継ぎを行う際に役立つ「業務内容」のまとめ方

by simon.carr
 数多くの職場においては、人事異動により担当業務が変わるという事も決して珍しくはありません。人員が増えることは、それだけ業務を引き継ぐ機会も発生するという事です。引き継ぎを任せる際には、急に新しい人にやってもらうといっても、なかなか上手くいかないものです。そのため、ある程度大まかに業務の流れを説明する必要性が出てきます。

1. 仕事のまとめ方

 引き継ぎが行われる際にいきなり詳細な部分を説明しはじめる人がいますが、細かい部分について話し始めたとしても全体像が見えなければ上手く相手に内容を伝える事は出来ません。相手に業務の流れをスムーズに伝える為には、業務の全体像からまず話していく事が良いでしょう。

 また、忘れた時に参照することが出来るように事前にマニュアルを整備しておく事も必要です。引き継ぎは1度で全て覚えられるわけではありません。これは、業務の内容が違えば違うほどそう言えます。そのため、分かりやすい内容を備えた業務マニュアルを作成したり、分からない事が発生した場合の対処方法について事前に伝えておくと仕事がスムーズに進みます。また、自分が業務において困った経験を事前に記録しておくことで、対応策を合わせて伝えることもできます。

2. 注意しておくこと

 引き継ぎの際には、引き継ぎのスケジュールを事前に立てておく事が大切です。今現在片づける仕事がいつまでかかるのかを考えた上で、備品や資料の整理にはどの程度期間が必要か、後任者と一緒に仕事を行うのはいつごろかなど、時間配分をまとめる事が大切です。

 退職するのであれば、退職日よりも3日程前には全ての残務整理や業務引き継ぎが終了するよう予定を組む事がよいでしょう。3日の余裕を残せば突発的なトラブルが発生しても計画の調整が可能だからです。また、後任者と仕事を行う際には最低でも1週間前には行っておくのがよいでしょう。お互いが仕事のスケジュールをなるべく調整して、時間の都合を付けてもらう事が大切になります。必ず、問題点を完全に解決してから引き継ぎを行いましょう。なぜなら、他人の責任によるトラブルまで引き継ぐ事になれば後任者にも迷惑をかけてしまうことになるからです。


 また、取引先には後任者を連れて挨拶回りを行う事もよいでしょう。事前に顔見せを行う事で、後任者にも取引先にも安心感が出るため、人間関係をスムーズにすることが可能になります。これらの過程をきちんとクリアして、後任者に仕事を渡すことで誰にも迷惑をかけず仕事を行う事が出来ます。良い引き継ぎを行い仕事に支障が出ないように心がけましょう。

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