1. 退職する旨をメールで取引先に知らせる「時期」と一般的なマナー

退職する旨をメールで取引先に知らせる「時期」と一般的なマナー

by Hamed Saber
 キャリアアップや家庭の事情など会社を退職する時は、それまでに培ってきた人間関係を壊さないためにも円満退社を心がけたいもの。その円満退社の中には、業務を新しい人へきちんと引き継ぐことも含まれていますが、それは取引のあった会社にも同じことが言えます。ここでは、退職する旨を取引先にメールで知らせる際の「時期」を述べていきたいと思います。

退社時期の決め方

 急に退職しなくてはならない場合もありますが、退職を考える場合にはある程度の時間的余裕をもって時期を決めます。民法上では2週間前に退職届を出せばいいことになっていますが、「今から2週間後に辞めます」というのでは業務の引き継ぎがきちんと行えない場合もありますし、また進行中のプロジェクトを途中で放り出して辞めてしまうとなると会社の人たちに迷惑をかけてしまい、円満に退社できません。

 また給与や賞与の締めの関係もありますので、退社時期は1カ月以上の余裕を持ち、直属の上司に相談して決めます。会社の就業規則に提出期限などがある場合はそれに従いましょう。

取引先へ連絡をする時期

 退職の日付が正式に決まったら、取引先へメールで連絡を入れます。遅くても退職の1週間前までにはメールを送るようにしましょう。取引先でも、担当者が退職することで後任の担当者に対して説明しなくてはならないことや、引き継ぎを行わなくてはいけないといった相手の都合もありますので、出来るだけ早めに連絡を入れるのがマナー。

 退職のお知らせを送る件数が多い場合は、一斉送信でも構いませんが、その場合はBCCで送ります。ToやCCで送信してしまうと相手にも他のアドレスが見えてしまうので、個人情報の漏洩になってしまいます。またBCCでの一括送信が気になる場合は、一言「本メールは一括送信させていただいております」と添えておきましょう。取引先が少ない、または時間的にも余裕があるような場合には、一斉送信ではなく宛先を一件ずつ入れて内容も相手ごとに変えて送ると、取引先への感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。

 取引先へ退職理由を伝える必要はありませんが、後任が誰になるのかはきちんと伝えておきましょう。もちろん退職したあと仕事を引き継ぐ人間には、業務内容だけではなく取引先情報や担当者についても、きちんと伝えておく必要があります。


 退職が決まった場合の取引先にメールで知らせる時期は、はっきりと日付が確定した後は相手の都合もあるのでできるだけ早く伝えることが大切。一社会人として常識ある行動を心がけましょう。

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