1. 一度書き終えた議事録に「追記」を書く時に意識しておくべき3つのコト

一度書き終えた議事録に「追記」を書く時に意識しておくべき3つのコト

by Sera69
 議事録を作成するときは、なるべく完璧なものを作成したいものですが、記入漏れや修正などで追記が出てしまうこともあるでしょう。適切に追記を書けば議事録としての不備にはなりませんが、追記の仕方が間違っていたり分かりづらいものだったりすると、議事録の価値を損なうことになってしまいます。

 しかし、正しいやり方さえ覚えてしまえば追記は難しい作業ではありません。今回は、1回書き終えた議事録に追記をする時の書き方を紹介します。

1. 追記であることがわかるようにする

 追記とは、議事録本文の内容を補うために記載される文章のこと。その文章が追記であると、一目で分かるようにしておかないと文章全体の流れを阻害し、議事録が非常に読みにくいものになってしまいます。追記には2種類の方法があります。追加するべき場所に直接文を書き込む方法と「※」などの記号のみを本文に記載して追記内容は末尾に記す方法です。

 前者の方法で追記をする場合は、文字の色やフォントを変えておくと追記であることが一目でわかり、本文の流れを妨げずに追記することができます。後者の方法で追記する場合は、番号を振るなどして対応する追記がどの文章なのかをわかりやすくしておきましょう。また議事録本体の末尾ではなく、章など区切りごとの末尾に追記したりページの欄外に追記する方法もあります。

2. 文章は短く簡潔にまとめる

 なるべく詳しく内容を補いたいからといって追記の文章を長く書いてはいけません。追記はあくまでも本文を補助するものであり、追記自体が長くなってしまうと非常に読みにくく理解しにくい議事録になってしまいます。

 追記の文章が、本文のどこに対応するものなのかを示すことができていれば、主語などを省いた最小限の記述でも十分に捕捉の役割を果たせます。なるべく短くまとめて、最小限の内容を追記するようにしてください。追記があまりにも長い文章になってしまう場合、議事録本文のまとめ方に問題があるということ。追記は議事録の出来栄えを測る目安でもあります。なるべく追記の必要のない議事録を目指し、どうしても追記が必要な場合は最小限の分量になるよう努力しましょう。

3. 必要な内容のみに絞り込む

 追記は議事録本体をサポートするために書かれるもの。むやみやたらに追記を書いてしまうと、議事録本文の印象がかすんでしまい、何の目的で作成された議事録なのかが曖昧になってしまいます。議事録を書く段階で必要な要点を絞り込み、それでも書き洩らしてしまったことのみを追記するようにしてください。議事録の完成後に読み直してみてはじめて気づく事も少なくありません。



 追記はできれば無い方が良いですが、適切な追記をすることで議事録の質を上げることも可能です。最初から追記ありきで議事録を作成すると、まとまりのない文章になりやすくクオリティの低い議事録になってしまいます。まずは本文の内容を充実されることを第一に考え、そのうえで不足している点を追記で補うようにしましょう。

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