1. 一度書き終えた議事録に「追記」を書く際に意識しておくべき3つのコト

一度書き終えた議事録に「追記」を書く際に意識しておくべき3つのコト

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 会議の内容を共有・保存するための議事録を作成するときは、なるべく完璧なものを作成したいものだ。

 しかし、記入漏れや修正などで追記が出てしまうこともあるだろう。適切な書き方なら追記しても議事録の不備にはならないが、追記の仕方を誤ると議事録の価値を損なうことになる。

 正しいやり方さえ覚えてしまえば追記は難しい作業ではない。今回は、書き終えた議事録に追記をする場合の書き方を紹介したい。

追記を書く際のポイント①追記であることが分かるようにする

「追記」と「対応する本文」がわかりやすいようにしよう

 追記とは、議事録本文の内容を補うためにあとから記載される文章のこと。

 何も考えず追記を加えてしまうと議事録が非常に読みにくいものになってしまう。そのため、追記の文章がどの文であるかを一目でわかるようにする必要がある。

追記であることを分かりやすくする、2種類の書き方

 追記には2種類の方法がある。1つは追加するべき場所に直接文を書き込む方法。2つ目は「※」などの記号のみを本文に記載して追記内容は末尾に記す方法だ。

 前者の方法で追記をする場合は、文字の色やフォントを変えておくと追記であることが一目でわかり、本文の流れを妨げずに追記することができる。

 後者の方法で追記する場合は、番号を振るなどして対応する追記がどの文章なのかをわかりやすくしておこう。

 また議事録本体の末尾ではなく、章など区切りごとの末尾に追記したりページの欄外に追記する方法もある。議事録の形式に合わせて適切な追記方法を選ぼう。

追記する際のポイント②必要な内容のみに絞り込む

追記は議事録本文を補助するためのもの

  むやみに長い追記を書いてしまうと、議事録本文の印象がかすんでしまい、何の目的で作成された議事録なのか曖昧になってしまう。

  あくまで追記は議事録本体をサポートするために書かれるものだと意識しよう。

  もちろん、議事録の完成後に読み直したことによる気づきも少なくないため、重要なことは臆せずに記載すべきだ。

  議事録を書く段階で必要な要点を絞り込み、それでも書きもらしてしまったことのみが追記する内容になるように抽出してほしい。

追記を書く際のポイント③文章は短く簡潔にまとめる

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議事録本文を充実させ、追記が短く済むように意識しよう

 繰り返すが、なるべく詳しく内容を補いたいからといって追記の文章を長く書くことは避けたい。②で追記に必要な内容のみに絞り込むことができていればあとは文章をまとめるだけだ。

 追記の文章が、本文のどこに対応するものなのかを示すことができていれば、最小限の記述でも十分に捕捉の役割を果たすことができる。なるべく短くまとめて、最小限の内容を追記するようにしてほしい。

 もし、追記があまりにも長い文章になってしまう場合は、議事録本文が不足しており本文のまとめ方に問題があるということ。

 なるべく追記の必要のない議事録を目指し、どうしても追記が必要な場合は最小限の分量になるよう努力しよう。


 追記はできればしないで済めばよいが、どうしても必要な場合には適切な追記をすることで議事録の質を上げることも可能だ。

 しかし、最初から追記ありきで議事録を作成すると、まとまりのない文章になりやすくクオリティの低い議事録になってしまう。

 まずは本文の内容を充実させることを第一に考え、そのうえで不足している点を追記で補うようにしてほしい。

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