1. 議事録の作成に時間がかかる…という人が意識しておくべき「議事録の作成」3つのポイント

議事録の作成に時間がかかる…という人が意識しておくべき「議事録の作成」3つのポイント

by Alexandre Dulaunoy
 議事録の作成にいつも時間がかかってしまい、困っているという人は多いのではないでしょうか?どのように書けば、会議の要点がまとまった議事録を時間をかけることなく作成できるのでしょうか?ここでは、議事録を作成する上でのポイントを紹介します。

メモをとるための準備をしておくこと

 議事録を作成する上で一番大切なことは、会議の内容を詳細に記したメモをとること。ノートを使って、会議中すべての発言のメモをとるのです。ブラインドタッチが得意な人は、パソコンに打ち込んでもいいかもしれませんが、データの保存・上書は適宜するように心がけましょう。会議の内容をICレコーダに録るというのも一つの方法ですが、音声から文章に起す作業は、労力と時間がとてもかかるのでおすすめしません。

 ノートに「○○部長:(発言内容)」という風に、その人が話す内容をすべて書き取ります。主観で、この内容はいらないと判断せず、まずは全て書き取り会議が終わった後、要約する事が大切です。

発言をまとめる

 今はまだ、ただのメモの状態。このメモをいかにうまく要約するかによって、議事録の作成にかかる時間を短縮できるのです。重要なのは、会議の中で散りばめられたテーマを一つ一つ集めていくこと。議事録のメモを見て、同じ内容の部分にチェックを入れていきます。

 そうすると、会議の中の大きなテーマがいくつか現れ、どのような事について話し合ったのかが見えてきます。テーマが現れたら、テーマのタイトルを考えて箇条書きにしてみましょう。そうする事で、会議の大まかな流れと要点が見えてくるはずです。

形式に則って書く

 会社に提出する議事録には、形式があると思います。要約したメモを見ながら、形式にのっとて当てはめながら書けば、議事録の作成にかかる時間が短くなるでしょう。これは形式の一例です。

・「××に関する会議議事録」(標題)
・日時:2014年○月△日○時×分~○時△分
・場所:株式会社△△本社9F会議室
・出席者(名前と役職)
・会議の要旨(決定事項)
・会議の詳細内容
・次回会議の日程

 会議の詳細内容については、小見出しを書いてから内容の説明を書くと、より分りやすいと思います。場合によっては、所見を書くように言われる会社もあるかもしれませんが、他社に提出する場合は書きません。


 
 議事録の作成に時間がかかるという方は、会議中はとにかくメモを取る事に集中する。そしてそのメモをテーマごとに分類し要約する。議事録は形式に則って書く。ポイントとは決定事項を箇条書きにして、その詳細内容を小見出しをつけて説明文を短く書くということを意識してやってみて下さい。

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