1. 議事録の「まとめ方」3つのポイント【内容をより伝わりやすくするテクニック】

議事録の「まとめ方」3つのポイント【内容をより伝わりやすくするテクニック】

by Kumar Appaiah
 会議の内容をまとめた議事録は、後々まで資料として残る大切なもの。しかし、会議の内容をそのまま記載しただけの議事録では、資料として扱いづらく使いにくいものになってしまいます。議事録を作成する時は、後で読み返す時を想定してうまく内容をまとめなくてはいけません。そこで今回は、呼んだ人に内容が伝わる議事録のきれいなまとめ方を紹介していきたいと思います。

1. 会議の目的と論点を明確にする

 その会議が何を目的とした会議なのかを明確に記載することで、読む人に議事録の内容が伝わりやすくなり、後で資料として利用する時も利便性が高まります。会議の目的とは、「解決すべき問題とは何か」、会議の論点とは「問題に対してどのように対処するのか」ということです。これを明確に示すことができなければ何のための会議だったのかが分からなくなってしまい、会議の要点をうまく伝えることができません。

 なるべく端的に会議の目的、どのような論点で会議が展開されたのか記載し、読む人がすぐに理解できるようにまとめることが重要です。

2. 決定事項は最初に書く

 議事録とは一種の報告書であり、読んですぐ内容が理解できるように記述しなければいけません。報告書の基本は「結論を最初に書くこと」です。最初に結論を書くことで会議で何が決められたかを、間違いなく読む人に伝えることが可能になり、その後に記される具体的な内容についても理解が早まります。

 決定事項が正確に記されていれば、重要な項目を読む人に間違いなく伝得ることができます。報告書としての議事録の出来栄えは、決定事項の記述がカギを握っているといっても良いでしょう。そのため決定事項の記述だけは、絶対に間違えのないよう注意しなければなりません。

3. 全てを書こうとしない

 どんなに短時間の会議でも、議論された内容をすべて議事録に記録しようとすると、分量が膨大になってしまい後で読み返すことが困難になってしまいます。

 議事録には議論の要点のみを記入し、余計な箇所はバッサリと割愛することがきれいな議事録を作成するコツ。だからといって必要以上に割愛してしまうと、会議の重要な部分まで削ってしまう可能性があります。会議の目的と論点に沿った部分をうまく抜き出し、決定事項が導き出されるまでの流れがわかるようにすると良いでしょう。



 議事録の作成に不慣れなうちは会議の発言をなるべくたくさん記録しようとしてしまいがちですが、無駄な発言まで書かれている議事録ほど使いにくいものはありません。

 会議の目的を理解しておくことで、重要な発言内容をうまく拾い上げることができるようになり、全体の流れを意識して議事録をまとめられるようになるでしょう。ポイントさえ押さえておけば、議事録の作成は難しい作業ではありません。読む人のことを意識して、読みやすくわかりやすい議事録を作成してみてください。

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