1. 仕事の段取りを手早く決める方法 —— 2つのポイントを意識して段取り上手に

仕事の段取りを手早く決める方法 —— 2つのポイントを意識して段取り上手に

by TAKA@P.P.R.S
 デキるビジネスマンの条件の一つに、仕事の段取りが上手いというものが挙げられるでしょう。仕事の段取りは、効率よく仕事をこなすためには欠かせない準備であると同時に、時間を有効に使うためにも重要な要素。同じ仕事量をこなしていても、段取りよく仕事をすれば時間的余裕が生まれますが、段取りが悪ければ時間に追われながらギリギリの状況で仕事をこなすことになってしまいます。

 仕事の段取りが悪い人は段取りを決める作業そのものが遅く、いつまでたっても仕事を始めることができない傾向にあります。仕事の段取りは手早く決めて、業務効率の改善を目指しましょう。今回は、仕事の段取りを手早く決める方法について紹介します。

1. 緊急度の高い仕事を優先する

 仕事の優先度を決める方法はいろいろありますが、最も基本的なルールが「緊急度の高い仕事を最優先にする」ということ。緊急度の高い仕事を後回しにしてしまうと、トラブルや見込み違いで仕事に遅れが生じたときに、期日までに仕上げることができなくなってしまいます。緊急度の高い仕事を先にこなすように段取りを組むことで、スケジュールがひっ迫することを防止できるのです。

 ただし、緊急度が高い仕事を優先的にこなしていると、上司や同僚から頼りにされて次から次へと新しい仕事を回される可能性があります。ただし、緊急度が高い仕事をこなす事で他の仕事に影響が出てしまうのは問題ですので、自分の業務処理能力を考えながら緊急度を判断していきましょう。

2. 綿密さを求めない

 綿密な段取りは業務効率を改善し仕事をスムーズにする効果を発揮しますが、完璧な段取りをたてようとするといつまで経っても段取りが完成せず、仕事に取り掛かることができません。初期段階の段取りが決まったらとりあえず仕事を開始し、作業と並行しながら後半の段取りを決めていくのも一つの方法。

 この場合は初期段階である程度幅を持たせた段取りを決めておくと、後半の段取りがより柔軟に変更できるようになります。仕事を進めるうえで否応なく段取りの変更を要求されることも珍しくありません。あまりにも綿密な段取りは変化に対して、脆いものになってしまいますから、ある程度の余裕を持った段取りを決めることが重要になるでしょう。


 段取りは仕事の効率化に欠かせないものですが、段取りそのものに時間を取られてしまっては本末転倒。あまり深く考えすぎず、なるべくシンプルな段取りを決めるようにすると、手早く段取りが決められるようになるでしょう。

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