1. 苦手な英語メールの文章をスマートに書けるようになるためのコツ

苦手な英語メールの文章をスマートに書けるようになるためのコツ

 届いた英語のメールの意味は分かるものの、自分から英語のメールを送信する時は苦手でつい考えこんでしまい時間をかけて書いてしまうという経験はありませんか?最初の一通目は多少の差はあれ、誰でも同じ経験をするものです。

 英語のメールもコツを掴めば、それほど苦にならなくなります。自分の机で考えこみながらメールをするのが精一杯の状態から、少しでもスマートにどこからでもスピーデイーにメール処理が出来るようになれば、あなたの将来の業績アップにも繋がると言うものです。苦手な英語のメールがさらりと書ける様にするには、コツをマスターする事です。

英語で書くメールの基本は外さない

 受信メールをそのまま返信すると、送り先のメールアドレスが送り主の書きこんだものが、そのままコピーされた状態なので、敬称(Mr. Mrs. Ms. Dr. など)が書かれていません。返信メールの時は送信先のメールアドレス欄の画面をチェックして、相手に失礼のない様にきちんと敬称が付いているかチェックする癖をつけます。

 タイトルである件名は、送信側も受信側も一目瞭然で分かる様にシンプルに文字数は少なく書きます。見積もり依頼なのか修理の要望なのかが、件名を読んだ時点で分かる様なタイトル名にします。そして、その件名はその後引き続いてのメール送信の際にも極力変更せずに、継続して使う様にします。

メール本文を英語でスマートに書く

 ビジネスメールに絞ると、時候の挨拶や御機嫌伺いは不要です。英語でのメールが苦手だと感じている方の多くは大体がこの部分を書こうとする事で、時間を費やしてしまっているケースがあります。相手の方とビジネス以上に関係を深めたいのであれば話は別ですが、とにかく苦手意識を取り除くにはビジネスに専念した英語メールに徹する事です。

 慣れてくれば余裕で脇道にそれた、話題をさらりと英語でメール出来るようになるものです。以下に例を挙げます。

ブラウンさん;
件名の御注文番号0001の件の出荷スケジュールの件ですが、当社の出荷予定は下記の通りです。
航空便AA103便/2014年11月12日東京発サンフランシスコ行き
エアウェイビルを含む船積書類は上がり次第に貴社に送ります。
何かご不明な点がありましたら、折り返しお知らせ下さい。
宜しく。

 これを英語で表記すれば下記の様になります。
 
Dear Mr. Brown;
Regarding the shipping schedule for the captioned order #0001, we’ll ship by the following schedule.
Freight AA103/ 12 Nov 2014 TYO/SFO
The shipping documents including air way bill will be sent to you as soon as possible.
Kindly let me know your question by return if any.
Best regards,

 味気ない書き方に感じるかも知れませんが、伝えたいビジネスの内容は網羅されています。勤務先で自分がどんな所属に配属されるかで、営業・貿易・技術の所属であれば、それぞれに関連する業界用語や専門用語が英語のメールで飛び交わされるでしょう。

シンプルに内容を伝える

 入社したばかりの場合はじめは面喰いますが、そう言った専門的な用語を早く覚える事も、英語のメールを書く事に非常に役立ちます。たった一つの用語を知らないばかりに、まわりくどい英語で四苦八苦の説明をするのはスマートではありません。

 苦手な英語のメールをよりスマートにスピーデイーに書けるようにするには、時候の挨拶や御機嫌伺いなどは基本的に書かなくて構いません。絶えず箇条書きで書くつもりで書く様に心がけて、シンプルに用件を伝える事です。

 ビジネスメールでは学生時代に学んだ英単語も必要ではありますが、その業界特有の業界用語や専門用語、そして良く使われる省略語を早くマスターする事が、苦手な英語のビジネスメールを難なく書けるようにスキルアップ出来る近道だと言えます。そのためには、真新しい見慣れない単語を見かけたらすぐに調べて理解していくなどの努力が大切です。

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