1. アポの了承を英語でする時の話し方のポイント

アポの了承を英語でする時の話し方のポイント

 あなたが英語でアポイントメントを取り、相手が提示した日時で問題なかった場合「了解です」を英語で何と伝えますか?OKでは簡単すぎるがそれ以外に承諾の表現方法が解らないといった場合は、どうしたらいいのでしょうか。

 ビジネスで英語を使用する場合、基本は「短く簡潔に」です。ただ、短く簡潔にするといっても承諾の仕方が「OK」だけでは相手に失礼になります。では、どう表現したらいいのでしょう。今回は英語でアポイントメントを承諾する際の表現方法についてお話したいと思います。

OKの後に何を続けるか

 相手が提示してきたスケジュールであなた側が問題ない場合、まず「OK.」と相手に伝えます。他の表現だと「That'll be fine.」(大丈夫です。)や「That's sounds good.」(いいですね。)、「That works for me.」(私は大丈夫です。)なども有効的です。

 ただ、それだけでは決定したスケジュールが確認できないので「I’ll see you on Wednesday the 2nd April at 9:00 in your office.」(それでは4月2日水曜日の9時に御社でお会いしましょう。)と続けましょう。出来るだけ詳細を盛り込んでください、それが相手との最後の意思疎通になります。

 またその際に、持参するものや用意するものがあればその確認もすると良いでしょう。「And I’ll bring some sample for you.」(その時にいくつかサンプルを持っていきます。)といったような表現になります。それでも英語に自信がなく不安な場合は、何度も同じ確認をせずにとりあえずその場は別れて、後日追ってメールなどで最終確認をするか前日にもう一度確認を取ることも大切です。とにかく約束を間違えないこと、これを前提に考えましょう。

結びの言葉

 確認が終わり、相手がOKと返事をしたら、最後の結びは「I look forward to it.」や「Thank you again.」、「See you then.」などで簡潔に会話を終わらせて問題ありません。

 直接会話しているときは握手で結ぶのもいいでしょう。とにかく同じことを長々と話をすることを、英語を使う国の人は嫌います。あなた自身が自信を持ってスケジュールを把握できたなら、あとは簡潔に別れることが適切です。

承諾した約束をキャンセルしなくてはならない場合

 万が一、一度承諾した約束をどうしてもキャンセルしなくてはならない場合ですが、そんな場合は「I’m sorry but due to something urgent that has come up, I’d like to re-schedule our meeting on Wednesday 2nd April to Thursday 3rd April if that is convenient for you.」(急ぎの案件が入ってしまいましたので、あなたのご都合に合えばミーティングを4月2日(水)から4月3日(木)に変更していただきたいのですが?)とお伺いを立てましょう。そして、再度スケジュールを組みます。

 電話でも直接顔を合わせている場合でも、なかなか最後に別れる際の締めの言葉は出づらく、どうしてもきれいに別れられないのが多くの私達日本人の悩みです。そんなシチュエーションに備えて最終的にどう話を完結させるか、できれば事前に練習して本番でスムーズに承諾から別れるまでの一連の流れが進むといいですね。

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