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【英語表現】アポイントの了承・キャンセルは英語でどう伝える?ビジネスで使える英語フレーズ

Tobayashi

2018/09/18(最終更新日:2020/07/26)


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アポイントメントを了承したり、キャンセルしたりしたくても英語ではうまく言えないという人もいるのではないでしょうか。

ビジネス英語の基本は「短く簡潔に」書くべきですが、ただ「OK」と言うだけでは素っ気なくなってしまいます。

本記事では、アポイントメントを了承する際に使える英語表現についてご紹介します。

本記事の内容をざっくり説明
  • 「了承」の意味のある英語フレーズ
  • 結びに使える「了承」の意味を含んだ英語フレーズ
  • 了承済みのアポをキャンセルする場合の英語フレーズ

「OK」以外にどう伝える?「了承」の英語フレーズ

相手が提示したスケジュールに問題がない場合、まず内容を了承する旨を相手に伝えましょう。

一番簡単な英語は「OK」ですが、「OK」と伝えるだけでは少々ドライな印象になります。

まずは「OK」に繋げられる基本的な了承の表現をみていきましょう。

「OK」+「了承の意味を表す英語表現」

「OK」だけでは短く、少し足りないと感じる場合は、次の表現を一緒に使いましょう。

「OK」だけを言うより、丁寧な印象を与えられます。

「OK」の後に続ける「了承の英語フレーズ」
  • 「That will be fine.」(大丈夫です。)
  • 「That sounds good.」(いいですね。)
  • 「That works for me.」(私は大丈夫です。)

「OK」に続けて予定の詳細を確認する

軽い了承の返事の後に、決定したアポイントメントのスケジュールを付け加えると、そっけない感じもなくなり、スケジュールの確認もできます。

日にちや時間、場所など、できるだけ詳細を盛り込み、相手と最終確認を行うとスムーズです。

その際に持参するものや用意するものがあれば、その旨もあわせて伝えておきましょう。

詳細を含めた了承の英語表現
  • I’ll see you on Wednesday 2 April at 9am at your office.
    (それでは4月2日水曜日の9時に御社でお会いしましょう。)
  • And I’ll bring some samples for you.
    (その時にいくつかサンプルを持っていきます。)

それでもアポイントメントの詳細がきちんと伝わったか不安な場合は、後日追ってリマインドメールを送って確認を取ることをおすすめします。

約束の内容がしっかり伝わっているのかを了承の旨を伝えながら確認しましょう。

「了承」の結びに使える英語フレーズ

アポの了承を英語でする時の話し方のポイント 2番目の画像

相手からアポイントメントを了承する返事がきたら、次はさっぱりと別れの挨拶をしましょう。

別れの英語フレーズを覚えて、最後まで礼儀正しいコミュニケーションをとることを心がけてください。

英語でのアポイントメントの了承は日本語と異なり、あっさりしたものです。

最後は、「I look forward to it(楽しみにしています)」や「Thank you again(ありがとうございます)」、「See you then(さようなら)」などで簡潔に会話を終わらせて問題はありません。

直接会話をしているのであれば、最後に握手をするのもいいでしょう。

同じことを長々と話すと、相手が飽きてしまうので避けるようにしてください。お互いにしっかりとスケジュールを把握できたらすぐに別れましょう。

了承済みのアポをキャンセルする場合の英語フレーズ

なるべく避けたいことですが、一度了承したアポイントメントをどうしてもキャンセルしなくてはならない場合もあるでしょう。

そんなときは遠回しな表現はせずに、相手に対して明確にキャンセルの旨を伝えることが重要です。

アポをキャンセルする場合

まず、キャンセルをする立場であれば、丁寧な表現を用いることが礼儀です。

I'm afraid that〜(申し訳ありませんが)」や「I'm sorry but〜(すみませんが)」、「Unfortunately,〜(残念ながら)」などの表現に続けて、キャンセルの旨を伝えましょう。

以下の例文のように、アポイントメントをキャンセルする理由も伝えると丁寧な印象になります。

アポをキャンセルする英語フレーズ

  • I’m afraid that I have to cancel our meeting on Wednesday 2 April, as something urgent has come up.
    (急ぎの案件が入ってしまいましたので、4月2日(水)のミーティングをキャンセルさせていただきたいです)

アポの日時を再検討をお願いする場合

アポイントメントをキャンセルするときには、代替日を提示するとアポイントメントの日程変更がスムーズに行えます。

「代わりに」という意味の「instead」を使えば、以下のように簡単に代替日を提示できます。

再度アポをとる英語表現
  • Could we meet next day instead?
    (代わりに次の日に変更していただけますか?)
  • Could you let us know when it is convenient for you?
    (いつがご都合よろしいでしょうか。)

英語でのやり取りに使えるフレーズを覚えておこう

アポの了承を英語でする時の話し方のポイント 3番目の画像
本記事のまとめ
  • 「OK」に了承の意味を表す英語表現を付け加える
  • 軽い了承の後に予定の詳細を確認する
  • アポをキャンセルするときは丁寧な表現を使う

電話でも直接顔を合わせている場合でも、アポイントメントの了承を英語でとるときはどうしても戸惑ってしまう人も多いのではないでしょうか。

アポイントメントの了承を英語でとるシチュエーションに備えて、「何を言うべきか?」「どんな英語フレーズが使えるのか?」など事前に知っておくことが大切です。

本記事を参考に、アポイントメントの了承をとる場面から別れる場面までの一連の流れをスムーズに進められるようになってください。

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