1. 仕事を段取り良く効率的に進めるために覚えておきたいコツ

仕事を段取り良く効率的に進めるために覚えておきたいコツ

 仕事を段取りよくできない人は、自分のやるべき仕事の全体像が把握できていない人に多く見られます。今ある仕事を、ただ手当たり次第やみくもに仕事をしていたのでは効率は上がりません。

 いつもどうしたら段取りよく仕事をこなせるかを考えて過ごしている人と、何も考えずダラダラと過ごしている人とでは、次第に大きな差が生まれてきます。段取りよく仕事をするにはいつかのコツがあるので、覚えておきましょう。

楽な仕事といやな仕事どちらから片づけるべきか

 仕事を片づけていくにあたって、「楽な仕事、楽しい仕事」から片づける人と、「いやな仕事、面倒な仕事」から片づける人との二通りがあります。

 「楽な仕事、楽しい仕事」から始める人は、楽しく仕事をしてリラックスした気持ちのまま「いやな仕事、面倒な仕事」の取り組むことができるそうです。また「いやな仕事、面倒な仕事」から始める人は、それを後に残すと仕事中ずっとそのことが気になり、気が重いまま過ごさなくてはいけないので、先に済ましてしまうそうです。

 どちらが段取りよくできるかはその人の考え方や性格で違ってくるので、自分に合う方を選んで、ストレスのない仕事をすることが段取りよく仕事をこなすコツです。

前日に仕事のスケジュールを立てる

 やるべき仕事というのは、だいたい前日には分かっているものです。仕事がたくさんあり、どこから手を付けたらよいか分からなくなってしまいそうな時は、前日のうちにスケジュールを立てておきましょう。

 その時にはただ頭の中で整理するのではなく、ノートに書き出してみることがコツです。実際に書き出してみると、仕事の量や時間配分をある程度把握できる上に忘れていた仕事を思い出すこともあります。

 また、スケジュールを立てる時は見込んだ時間通りにきっちりと立てるのではなく、余裕を持って立てるのも段取りよく仕事を進めるコツです。時間と余裕があれば、トラブルが起きた時や追加の仕事があった時にも対応できる上じっくり見直すこともできて、より効率の良い仕事をすることができます。

優先順位を考える

 スケジュールを立てる時に必要なことは、優先順位を決めるということです。

 まず一つめのコツは「一人の仕事か、相手がいる仕事か」ということです。どちらを優先するかというと、もちろん相手がいる仕事です。こちらの仕事を受けて相手が仕事を進める場合、その仕事を後回しにするとその間相手側は仕事に手が付けられません。

 まず相手がいる仕事を優先し、相手が渡した仕事に取り組んでいる間に、1人の仕事を片付けるようにすれば業務は効率よく進みます。

 二つめのコツは「緊急度」「重要度」を考えて優先順位を考えるということです。どれだけ緊急か重要かを正しく判断してスケジュールを立て、どうしても1人で抱えきれない場合は他の人に頼むことも必要です。その際には、仕事の指示は的確に伝えて定期的にチェックして修正を行うことが、段取りよく仕事を進めていくコツです。

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