1. 引き継ぎの作業をスムーズに進めるためのポイント

引き継ぎの作業をスムーズに進めるためのポイント

 先輩から受け継いで、自分のものにした作業もいつしか後輩へと引き継ぐときがやって来ます。同じ作業ばかりではなく、多様な業務に当たることがあなたの成長に繋がるのだと信じて前向きに過ごして行きたいものです。

 何かの引き継ぎも、実は一つの見えない作業です。周りの人や仕事を受け継ぐ人にだけでなく、スムーズに引き継ぎをするのは自分のためにもなることです。スマートで引き継ぎが上手なのも、仕事ができる人の条件です。

スムーズな引き継ぎのメリット

 次の担当の人に仕事を引き継いでいる期間は、次の仕事の始まりの期間でもあります。自分が別の部署や新しい環境に移ったときに、残っていた仕事があったり質問があれば、追ってくる連絡が自分自身を悩ませるかもしれません。

 今までとは違う状況で新しい作業に慣れようとしているのに、それが度々中断されると混乱しませんか。また自分に質問が来なくても、以前のあなたのポジションの周りにいた同僚に新しく引き継いだ人が質問をするかもしれません。

 その人たちの担当外のことを質問されても、詳しくないことについては対処が分からないかも知れません。色々な人の仕事の効率が落ちてしまうようなトラブルは、最初から避けておくのが無難です。

丁寧しすぎくらいに説明する

 引き継ぎがスムーズにいかなければ、多くの人が害を被る可能性があることを上記で述べました。それを避けるためには、できるだけ詳しく説明しすぎかなと感じるくら丁寧に説明し、資料や指示を残しておきましょう。

 サービスはしすぎても構わないものですし、自分の視点を一度離れるのも大事なことです。なぜなら、何かの分野に精通していて要領のわかる人は、他人が理解しづらい場所が分からなくなりがちだからです。慣れた人にとっては常識的に感じられることでも、初めて接する人には「何が分からないかが分からない」という状態であることも多くあります。そういう場合は全貌も把握できていないことが多いので、可能ならたくさんコミュニケーションをとるのが望ましいです。

二重の対策をする

 できる限り噛み砕いて説明をして十分すぎる資料も残したと言っても、まだ仕事は終わりではありません。業務的には終わりなのですが、後任の人に協力するのはあなたの人間的資質です。職場が全く変わったのならそれは手を離しても大丈夫ですが、ただ部署や配置が変わったというなら、自分に連絡が来ることもあるでしょう。

 自分が新しい業務を手掛けている時になるべく煩わせられないように、詳しく説明した第一段階に続いて二つ目の対策ができます。それは、暇な時間や集中力が切れた時などに、以前自分が引き継ぎを行った作業で、さらに質問されそうなことをリストアップしてみることです。

 面接試験のようにこの質問が来たらこう答えるとか、この資料のある場所を教えるなど、先回りした対策をしておくのも意外と役に立ちます。

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