1. 【退職前に要チェック!】「わかりやすい引き継ぎメモ」作成のコツ

【退職前に要チェック!】「わかりやすい引き継ぎメモ」作成のコツ

by yto
 勤めている職を辞する場合、退勤日までにしておかなければならないのが、後任者への仕事の引き継ぎ。口頭だけで説明するのは効率的ではありません。引き継ぎにかけられる時間が少ないときほど、説明に使うメモが必要になってきます。あるいは直接後任者と引き継ぎできないというケースもあるでしょう。その場合は、メモを渡して理解してもらう以外に方法はないのです。

 そこで大切になってくるのが「わかりやすいメモ」です。どうすれば相手が理解しやすいメモを作成することができるか、そのコツを簡単に説明します。

仕事を「ルーティンワーク」と、それ以外に分ける

 まず、自分が行っている仕事を、ルーティンワークとそれ以外の仕事に分けます。これを分けず、思いつくままにメモ書きしたのでは後任者は混乱するばかり。2つに分けたら、説明しやすく理解しやすいルーティンワークの方から、具体的なメモ作りを始めましょう。1つの業務に関して、その手順を細かく説明していきます。箇条書きにするとまとめやすいでしょう。

 このときのポイントは、出来る限り細かく、たとえばそれを見れば社会経験のまったくない学生でも一通りこなせるぐらい、「手取り足取り」のマニュアルにすること。ルーティンワークは自分にとって、「普通の日常業務」ですから、つい細かい手順の指示を飛ばしてしまいがち。しかし、初めてその業務を経験する人にとっては、細かい手順が1つ抜けているだけでも、前に進めなくなってしまうことがあるのです。細心の注意を払って、遺漏ない手順メモを作るよう心がけてください。

非定常(不定型)業務に関するメモ

 一方、ルーティンワーク以外の業務については、逆に「大づかみ」にするといいでしょう。トラブル処理や事故対策、プロジェクトのような業務、社外との折衝などの業務は、ほとんどが「ケースバイケース」のもの。それらを具体例をあげて説明しても、後任者は理解しにくいでしょう。例えばトラブル処理の具体例をずらずら列記すると、後任者がそれを読んで、仕事に対するモチベーションを低下させてしまうかもしれません。

 そうしたことにならないためにも、大づかみに「こういう業務もある」と提示し、あとは「これらの業務については、セクション内のスタッフに応相談」とだけメモ書きしておけばいいでしょう。ただし、同僚や上司にその旨をきちんと伝えておいて、フォローしてもらうようにしておく必要はあります。


 実際の業務に当たっては、後任者はまずルーティンワークから始めるのが一般的でしょう。それ以外の仕事については日常業務をこなしながら、少しずつ覚えていくことになります。最初にそのすべてを説明するのは不可能ですし、効率的な引き継ぎ方法ではありません。あまり欲張らず、「初心者にとってわかりやすいメモ作り」を意識すること。説明の密度に濃淡をつけたメモ、これが作成のコツです。

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