1. 引き継ぎを文章で行なうときに作成する分かりやすいマニュアルの書き方

引き継ぎを文章で行なうときに作成する分かりやすいマニュアルの書き方

 退職時に最も難しく手間が取られること、それはずばり後任者への引継ぎ作業でしょう。自分の頭の中にあることを言葉に落とし込み、そして次の人へ伝えることは実際行なってみるとその大変さがわかります。

 自分で理解しているということと言葉に置き換えるということは、全く違うことです。次の人が理解するまでには時間がかかるし、記憶の忘却の恐れもあるからです・そういう諸問題を解決するためには、面倒でもマニュアルの作成をする必要があります。ここでは、その書き方をご紹介していきます。



まずは全体把握をできる仕組みを作る

 マニュアルの書き方は人それぞれだと思いますが、最もベーシックな方法をご紹介していきます。
まずは、年間・月間・日々という3つの
時系列順に並べることです。特に年間・月間の流れは重要です。大抵の仕事は1年というサイクルの中で、同じ仕事を繰り返します。そして、時々イレギュラーに発生する仕事というものも存在しますので、それも漏れなく年間の業務内容に記載します。

 
年間の業務内容が記載できたら、次は月間の業務内容の記載を行ないます。まず、毎月のルーティンワークについて、何日に何を行うということが決まっているはずですからそれを漏れなく記載します。その後で、2ヶ月に1回・半年に1回といったイレギュラーワークについて記載を行います。

ルーティンワークの落とし込みと詳細な仕事方法の記載

 年間・月間の流れが終わったら、日々の仕事の書き込みを行ないます。何時に何を行なうかを記載し、あとはイレギュラーな業務を記載します。
最後に個々の仕事方法についての詳細な記載を行ないます。基本的には箇条書きで、作業の要点を記載します。その仕事をいつ行なうのか、ルーティンワークなのかイレギュラーワークなのか、具体的な方法論の説明、他の仕事との連動についてなどを詳細に記載しましょう。

 また、作業手順を順番に記載していくことも重要です。引き継ぐ人が慣れるまではそのマニュアルを見るだけでこなせるような域にまで高める書き方が必要です。その仕事がどういった目的なのか、どういった成果に繋がるかを記載できれば、引き継ぐ人に対して分かりやすさとモチベーションアップを期待できます。

 また、退職する人の体験を記載するのも有益です。どこで失敗したとか、どう克服・改善をしてきたとか、もっと早くこなせるアイデアのヒントなどです。そういった情報が盛り込まれることで、引き継ぐ人だけではなく会社にとっても財産となり、退職する人にとっては会社への何よりの恩返しになることでしょう。


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