1. 業務の引き継ぎの時に起こりがちな問題とその防止策

業務の引き継ぎの時に起こりがちな問題とその防止策

 仕事の引き継ぎを行うタイミングというのは、会社の人事で他部署や他支店へ異動しなければならなかったり、部署自体は変わらないもののプロジェクトの担当を外されたりなど、年度末だけに限らず唐突にやってくる事もあります。この時、引き継ぎを行う事は当然必要となります。しかし、この引き継ぎの作業にて多くのトラブルが発生する事も事実です。では、その様な問題を少しでも減らすにはどんな事が役立つのでしょうか。

「引き継ぎを受けていない」の防止法

 引き継ぎで起こる問題の一番多いのは「引き継ぎを受けていない」という事です。これは、はっきり言って何が原因なのかを調べる事が困難です。異動などで同じ会社内に居れば調べられる可能性もありますが、他支店に行っていたり退職してしまっている場合には原因は不明な事が多いでしょう。

 これが起きると、往々にして前担当者のせいにされる事が多いです。この問題を極力減らすには、引き継ぎをチェックリストにして全て文書で行う事です。どんな些細な事でも、思いつく限り残しておきましょう。そうすれば「聞いていない」「言われていない」と言えなくなるので、有効だと言えます。大きな企業になってくると、引き継ぎ書自体を上司が目を通します。そうしておけば、自分の身を守れるでしょう。

「前の担当者の時の事です」の防止法

 他に、引き継ぎで起こる問題としては、前担当者から引き継いでいる事を引き継いだ者が拒否して変更するという場合です。しかしこの場合、変更した事自体に問題があるのではありません。

 なぜ問題になるかと言えば、変更した事によって相手がいる場合、相手に迷惑が及んでしまうからです。冒頭に指示書やマニュアルの様な引き継ぎ書の事例を出しましたが、その様に絶対にこの方法でなければならないという事以外は、担当者の考え方や力量によって変化が生じます。

 しかしそれは先方には関係ありません。突然今までの方法が変わります、と説明を受けるとすれば「なんで?」という反応が当たり前です。この問題を防ぐためには、行なっている事柄の引き継ぎだけではなくて、なぜ今の状態に至ったのかという経緯を引き継いでおく必要があるでしょう。

 こうしておけば、前担当者が先方とどんなやりとりをして、先方あるいはこちら側にどんな事情があって今の形態に至ったのかと言う事が分かります。仮に、今の方法を変えた方が能率が上がるなど好ましい結果が得られるという事が分かって、それを先方に伝える時にも過去の経緯が分かっていますから、その事情を踏まえながら説明する事が可能です。こうする事によって、この問題は防ぐ事が出来るでしょう。

 人間完璧ではなく、誰でもミスを犯します。特に引き継ぎの時には、自分が今までやってきた事全てが記録されている訳ではありませんから、多少のことは目をつぶるようにすることも問題を少なくしていく事の大きな手段です。自分が厳しい対応をすれば自分にも厳しい対応をされますから、自分から目をつぶる事は最終的には自分を守る結果ともなるのです。

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