1. これで英語電話をかけられる! 電話応対マニュアル[役立つ英語の表現・例文]

これで英語電話をかけられる! 電話応対マニュアル[役立つ英語の表現・例文]

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 英語は、ヒトとモノが世界規模で動く現代のビジネスシーンに欠かせない言語だ。読者の中には、英語話者との商談が仕事の人も大勢いることだろう。そして避けて通れないのは、英語での電話応対だ。クライアントに自分の意向を伝えるときや、逆に取引先の担当者から連絡があるときなど、ビジネスマンが電話応対にかかわる時間は多くなるはず。

 若手ビジネスマンの中には、英語が不得意で「相手の英語を聞き取れるか心配だ」、「英語で言ったことが相手に正しく伝わるだろうか」など、英語での電話応対に不安が尽きない人もいるだろう。この記事は、ビジネスシーンの電話で使える英語をふんだんに盛り込んだ。
目次
+ + 「最初の一言が出てこない」を解決する、電話を掛ける英語表現
+ + 「聞き間違えていないか不安だ」トラブルを回避できる電話応対
+ + 覚えておきたい、英語の敬語表現
+ + 電話で使える英語の表現

「最初の一言が出てこない」を解決する、電話を掛ける英語表現

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 英語での電話にかかわらず、最初の一言が出てこないと会話は始まらない。当たり前のことだが、いざ電話をとりクライアントに英語で電話を掛けようとすると、その一言が出てこなかったりするものだ。 

 ある日、上司と仕事の話をしていると、ふと「そういえばあの案件どうなった? 担当者に電話して聞いておいて」と言われた。そんなとき、英語が苦手なあなたはどうするだろうか。正しい英語をあわてて検索するか、それともあらかじめ本を買って英語の電話表現を勉強するか……仕事が忙しくてそんな暇がないというあなたのために、これさえ覚えれば電話は誰にでもかけられる英語の基本の表現を紹介したい。

絶対外せない電話でのビジネス英語定型文

 まずは、自分が英語でクライアントに電話をかける際の定型文を紹介する。また英語の敬語についてはまとめて後述する。英語の敬語表現は、使う単語や表現が限られているからだ。

どんな電話にも共通する最初の一言の英語表現

  • This is ○○(自分の名前)from X company. May I speak to ●●(担当者名),please?
    (私はXカンパニーの○○です。●●はいらっしゃいますか?)
 電話の最初一言は、自分の名前と所属だ。その後、簡潔に自分の要望を伝える。特に英語を使った会話では、長くしゃべろうとすればするほど自分の要望が相手に伝わらないもの。お互いの顔を確認できない電話での会話ではなおさらだ。英語は短文で区切り、相手に伝わりやすく話す必要がある。英語を話すときには、一つの文章の中には一つの伝えたいことを盛り込む意識を持つことをおすすめする。

担当者が不在で伝言を残すときの英語表現

  • This is ○○(自分の名前)from/at X company. My phone number is 1234-5678. Could you ask him/her to call me.
    (私はXカンパニーの○○です。電話番号は1234-5678です。電話をくださいとお伝えいただけますでしょうか。)
  電話をしたときに担当者が不在だった。そのときは電話で話している相手に、担当者から折り返しの電話をしてもらえるように頼もう。英語でも日本語でも、電話で折り返しの電話を頼むときは、自分の名前、会社名、電話番号をはっきりと伝えなおすことが必要だ。

電話で、担当者に会う約束を取るときの英語表現

  • This is ○○(自分の名前)from/at X company. I'd like to make an appointment. Are you available at ◇◇(時間)?
    (私はXカンパニーの○○です。会う予約を取りたいのですが、◇◇は可能でしょうか)
 人と会うときの「約束」、もしくは「予約」を意味する英語はappointmentだ。reservationは、お店の予約を取るときに使う英語なので使い分けに注意。会いたいということ、希望の時間を短文で簡潔に伝えよう。

電話を受けるときの英語表現

 電話がかかってきたときには、相手の要望を正確に聞き取り、速やかに対応することが求められる。まずは電話を受けるときの英語の定型文を紹介する。

電話を受ける時の英語定型文

  • Good Morning/Hello,This is Y company. May I help you?
    (おはようございます/もしもし、こちらYカンパニーでございます。用件をお聞きします。)
 電話を受けたら、まずは「おはようございます」なり「もしもし」など、クッション言葉をはさんでから会社名を言う。その後に相手の要件を聞けばよい。電話を受け取るときの英語も簡潔な短文を使いたい。

電話の取次ぎを頼まれたが、担当者がいないときの英語表現

  • I'm sorry. He's/She's not here right now. May I take a message?
    (申し訳ありませんが、担当の者がただいま席を外しております。ご伝言はございますか)
 相手から担当者への取次ぎを頼まれたときにその担当者がいない場合は、伝言があるかをたずねよう。丁寧に対応することが求められる。

電話で「伝言をお願いします」と言われたときの返事の英語表現

  • Certainly. I'll give him/her the message. My name is ●●(受ける側の名前). Thank you for calling.
    (かしこまりました。彼/彼女にメッセージを伝えます。私は●●です。お電話ありがとうございました。)
  相手から電話で担当者への取次ぎを頼まれた時に、その担当者が不在であれば上記の英語表現を使って問題なく対応できる。電話を切るときは、相手の要望を最後に繰り返すことで、相手は自分の要望が正しく伝わったかどうか確認できる。電話の最後には、要望を繰り返す習慣をつけることをおすすめする。

電話で相手からの予約を受けるときの英語表現

  • That'll be fine. I look forward to seeing you.
    (あなたの希望の日時で可能です。お会いするのを楽しみにしています。)
  • I'm not available ◇◇(いつ). How about ◆◆(いつ)?
    (◇◇はあいておりません。 ◆◆はいかがですか。)
 相手から提示された時間でよければ、約束を確定させよう。もし提示された時間の都合が悪ければ、新しく時間を提示し、日程を調整しよう。

電話をかける英語表現と、受ける英語表現のまとめ

  • 受ける側:Good Morning/Hello,This is Y company. May I help you?

    かける側:This is ○○(自分の名前)from X company. May I speak to ●●(担当者名),please?

    受ける側:Just a moment, please. / Could you please hold?

    かける側:Certainly.

    受ける側:I'm sorry. He's/She's not here right now. May I take a message?

    かける側:Yes.This is ○○(自分の名前)from/at X company. My phone number is 1234-5678. Could you ask him/her to call me.

    受ける側:Certainly.I'll give him/her the message. My name is ●●(受ける側の名前). Thank you for calling.

    かける側:thank you.
 電話を受ける側と電話をかける側の流れをまとめると、以上のような英語の表現になる。受ける側も、かける側も、相手の要望を聞いたあとにはCertainly(わかりました。)などの英語を使って、自分が相手の話している英語を理解していることを伝えると、会話が円滑に進む。電話での応対は、お互い話を理解してないとミスコミュニケーションが生じ、思わぬトラブルが起こりうるので要注意だ。

電話で担当者と会う約束をする英語表現まとめ

  • パターン1 (相手の都合がよかった場合)
    かける側:This is ○○(自分の名前)from/at X company. I'd like to make an appointment. Are you available at ◇◇(時間)?

    受ける側:That'll be fine. I look forward to seeing you.

    かける側:OK,Thank you for yore time.
  • パターン2(別の時間を提案された場合)
    かける側:This is ○○(自分の名前)from/at X company. I'd like to make an appointment. Are you available at ◇◇(時間)?

    受ける側:I'm not available at ◇◇(いつ). How about at ◆◆(いつ)?

    かける側:That'll be fine. Then I'll see you at ◆◆. Thank you for your time.
 電話で会う約束を取り付けるときは、自分の希望時間を強調して伝えるように注意が必要だ。パターン2の場合は、お互いに時間を調整しなければならないので、時間が聞き取れなければ、理解できるまで聞き直すように気をつけることがトラブルを未然に防ぐ。

「聞き間違えていないか不安だ」トラブルを回避できる電話応対

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 ここまで紹介した例文を実践してもらえれば、英語での電話応対の一歩は確実に踏み出せるはず。そのうえで、不慣れな英語を使っての電話応対をより円滑にするテクニックを紹介する。

 日本語のコンテキストで成り立つ会話と違い、英語の会話は表情やジェスチャーも合わせながら行う。それができない電話応対は難易度が高い。それに加え、ネイティブスピーカーの英語のスピードについていけなかったり、自分が英語を発音できなかったりとミスコミュニケーションが起こりうる要因はたくさんある。

 電話でのトラブルを未然に防ぐためのテクニックは「相手に英語の話し方を変えてもらう」、「復唱、確認を重ねる」、「分かったふりは絶対にしない」、「通話の終わりの英語を工夫する」ことだ。

電話で相手に話し方を変えてもらうための英語表現

  • Cloud you speak more slowly,please.(もうすこしゆっくりお話ししていただけますか。)
  • Cloud you speak a little louder,please.(もう少し大きな声でお話ししていただけますか。)
    Would you speak up?(大きな声で話していただけますか。)
 もし相手の英語が早すぎて聞き取れない場合は、ゆっくり話してくださいと頼むこと。遠慮して英語を理解できないまま話が進むよりは、相手に手間をかけさせたとしても、話すスピードを変えてもらったほうがミスが起きない。お互いのためになるはずだ。声が小さくて聞き取れない場合なども、同様に自分が英語を聞き取りやすいようにお願いしよう。

相手の話の要点は、メモを取るときに声に出して復唱

  • クライアント:Please prepare product A,15 units,by the end of next week.(プロダクトAを15個、来週末までに用意してください。)

    自分:Product A,15 units,by the end of next week,correct? (プロダクトA、15個、来週末まで、ですね。)
 自分が英語を声に出して確認すれば、相手は話した英語が正しく理解されているかどうかを判断できる。もし自分が復唱した内容が間違っているようであれば、相手はもっとゆっくり英語を話してくれるようになるだろう。

電話で分かったふりをしないための英語表現

  • I can't hear you well.(よく聞こえないのですが。)
  • We have a bad connection.Would you say that again?(電波が悪いようです。もう一度言って頂けませんか。)
  • I'm sorry?(今何と言ったのですか)
    Pardon?(今何と言ったのですか)
  少しでも聞き取れなかったら遠慮なく上記の英語を使って、相手の言っていることを聞き直そう。ここで注意したいのはI'm sorry.やPardon?などはカジュアルな英語表現だということ。この英語単体で相手に話すと失礼な印象を与えたり、何度もこの英語を繰り返すと相手の機嫌を損ねたりしてしまうことも。ビジネスシーンではカジュアルな表現を避け、敬語表現を使おう。また聞きとれなかった理由を伝えてから、相手にもう一度同じことを言ってもらうべきだろう。

 通話の最後に、電話でとったメモをもとに相手に確認のメールを送ることを伝えれば、お互いの意思疎通が取れていたかが確認できる。記録を残す意味でも、メールをする習慣をつけることは重要だ。

電話の終わりを合図する英語表現

  • Is everything OK for you?(すべて話し終わりましたか。)
  • Is anything else you would like to talk about?(何かほかに話したいことはございますか。)
 この英語は電話の終わりの合図となる表現だ。欧米諸国では何度も同じことを確認したり、長々と話したりすることを嫌う。互いに要点を伝え合ったら、速やかに電話を終わらせるために上記の英語を使おう。

通話の終わりに使いたい「挨拶」の英語表現

  • 英語で電話をかけた時の終わりのあいさつ
    Thank you for your time.(お時間ありがとうございます。)
  • 英語で電話を受けた時の終わりのあいさつ
    Well,Thank you for your calling/call.(お電話ありがとうございます。)
  • 英語でかけた電話の共通の終わりのあいさつ
    See you then.(またお会いしましょう。)
    I'm looking forward to seeing you.(お会いできるのを楽しみにしています。)
    I'll talk to you soon.(またお話ししましょう。)
 商談をした後には必ず相手に感謝を伝えてから電話を切ろう。感謝の積み重ねもコミュニケーションを円滑にする。

 もう一度繰り返すが、ビジネスシーンで電話をかけるときは最後に通話内容の確認する。例えば作業確認の電話だったなら「 OK, I’ll fix that problem by Thursday and will give you a call when it’s done.」(では、木曜までに問題を修正して、終わりましたら連絡いたします。)というふうに、ミーティングの約束なら「 OK, Next meeting will be held on Thursday 2nd April.」(では、次のミーティングは4月2日の木曜ということで。)というように電話内容の最終確認をする。自分が電話の内容を理解していると相手に伝えることが、英語を使ったコミュニケーションのトラブルを防ぐ一番の秘訣だ。

覚えておきたい、英語の敬語表現

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 英語には明確な敬語はない。英語では仲良くなりたければフランクに話すことが大事だといわれているが、それも理由の一つだろう。しかし敬意を示すべき相手や関係性に用いる、英単語や表現がある。また、あまりよく知らない間柄の人に対しても敬語表現を用いて話す。

 ビジネスにおいては、仲良くなることも大事だが、同等かそれ以上にお互いに緊張感をもって接することが重要だ。海外ドラマなどを見れば、同僚や近しい上司にはフランクに話しているが、クライアントなどには敬語表現を用いていることがわかるだろう。

 英語の敬語を使う場面は、お願いや質問をするときだ。ビジネスで使える英語の敬語表現は、次の通り。

正しい英語で一目置かれる存在に!ビジネスで使いたい英語の敬語

  • May I……?/Can I……?
  • Do you know ……?
  • I'd like to know……?
  • Could you please tell me ……?
 英語では、直接的な表現はよく言えばフランク、悪く言えば乱暴な表現として受け取られる。緊張感があるビジネスシーンでは丁寧な英語こそふさわしい。直接的な表現が間接的になれば丁寧な英語になる。そのためには、相手がYES/NOで答えられる表現を文章の頭につけて、その後に自分の聞きたいことを続ける。

フランクな英語を丁寧な英語にする

  • What is your name?(あなたの名前はなんですか。)

    Can/May I know your name?(直訳:あなたの名前を知ることができますか。/知ってもいいですか。)(意訳:あなたの名前を教えていただけますか。)
  • When finish his vacation?(彼の休暇はいつ終わりますか。)

    Do you know when finish his vacation?(彼の休暇がいつ終わるか知っていますか。)
  • When finish his vacation?(彼の休暇はいつ終わりますか。)

    I'd like to know when finish his vacation.(直訳:彼の休暇がいつ終わるか知りたいです。)(意訳:彼の休暇がいつ終わるか教えていただけますか。)
  • What is your name?(あなたの名前は何ですか。)

    Could you please tell me your name.(直訳:あなたの名前をおしえてもらうことはできますか。)(意訳:あなたの名前を教えていただけませんか。)
 文章のはじまりに許可を求めたり、可能ですかと聞いたりする英語を使えば、相手に敬意を表した丁寧な英語表現になる。以上の敬語表現を覚えて質問のときに使えれば、相手に好印象を与えられるはずだ。

 また、日本語では自社の人物は呼び捨て、取引先の担当者には敬称を付けて呼ぶが、英語で名前を呼ぶ際はすべてシンプルに、Mr/Ms.○○と呼べばよい。

電話で使える英語の表現

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 最後に、英語で電話をかけるときに使いたい単語や、表現を紹介したい。

相手にこれでいいですかと聞く英語

  • ……,correct/right?(……でいいですか。)

質問・依頼などに対して理解したことを伝える英語

  • Certainly. / All right.(分かりました、もちろん、承知しました)

保留時に「少々お待ちください」と伝える英語

  • Could you please hold?(少々お待ちください。)
  • Just a moment,please.(少々お待ちください。)※上の英語より砕けた表現

名前や会社名を聞き逃したときに使いたい英語

  • May I have your name,please?(お名前を聞かせてください。)
  • Can I have your company name,please?(御社名を聞かせてください。)

今、電話の時間が取れるか聞くときの英語

  • Is this a good time to talk?(今お話ししてもよろしいですか。)

こちらから後ほど電話をかけ直すことを伝える英語

  • Would you tell him/her that I will call back/again later?(彼/彼女に後ほどこちらからかけ直しますと伝えていただけますか。)

電話番号を間違えた時の英語

  • I'm sorry. I must have the wrong number.(すみません。電話番号を間違えたようです。)

電話に出るときの英語

  • Thank you for calling/Good morning/Hello(お電話ありがとうございます。)
  • X company. This is ○○ speaking.(Xカンパニーの○○です。)
 以上、英語での電話に役立つ例文や英語表現を並べてきた。これらの表現を押さえておけば、とっさの電話応対に役立つことだろう。


 不慣れな英語での電話で大切なことは、電話で聞いた内容は必ず相手に確認をとって、聞き間違い、思い違いをしないことだ。若きビジネスマンにとって、この記事が電話応対に役立つことを期待したい。

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