1. ビジネスシーンでの手帳活用術 ——「見る」と「見せる」

ビジネスシーンでの手帳活用術 ——「見る」と「見せる」

by yto
 ビジネスマンにとって手帳は必携アイテム。手書きの手帳であれ電子手帳であれ、常に携帯してあらゆるビジネスシーンで活用しなくてはなりません。しかし、ただ手帳を持っているだけでは、それを仕事に十分活かすことはできません。ビジネスシーンで手帳を使いこなす活用術。「見る」と「見せる」をキーワードに話していきましょう。

セルフマネジメントのための「見る」活用術

 手帳の主目的はセルフマネジメント。多くは自分のビジネススケジュールの管理ということになるでしょうが、スケジュールを記録しただけでは有効活用はできません。仕事のアイディアやプラン、あるいは業界内の新着情報や企業相関図など時間枠にはめることのできない情報も、手帳で管理することができます。

 ありがちなのが、せっかく思いついたアイディアや有効な情報も、手帳に記録したことで満足してしまい、ページの中に眠らせてしまうケース。人間、自分で記録すると、その段階で「仕事をした」という錯覚をしてしまいがち。記録すること自体が仕事なのではありません。それを生かして初めて、手帳はビジネスツールとしての意味を持つのです。

 おすすめしたいのは、その必要がなくても、移動時間やプライベートタイムで、折に触れて手帳を開いてページを繰ること。そして、そこに書かれている情報を「見る」ことです。情報を見て新たに思いついたことがあれば、追加記入するといいでしょう。これを習慣にすると、情報が手帳の中で眠ってしまうことがなくなります。特に忙しいビジネスマンにおすすめです。

取引先やビジネスパートナーに「見せる」活用術

 もう1つが、取引先やビジネスパートナーに「見せる」活用術。といっても、手帳の中身を見せるのではありません。手帳に記入している、その行為を「見せる」のです。

 たとえば、取引先と商談をしているとき、重要ポイント、特に数字に関することを、その場で手帳に記入します。そしてそれを復唱する。こうすることによって、後に齟齬が生じることを避けられますし、相手に安心感を与えられるのです。ただ口で復唱するよりも、「手帳を見ながら確認する」ことが大切。次回のアポイントメントの日付の確認なども同様です。

 取引先だけでなく、セクション内の上司や同僚に対しても、手帳記入している姿を見せましょう。上司から指示があった場合、その場でその指示を記入しているところを見せる。あるいは上司が部下に指示を出す場合も、「この仕事はいつまでに仕上げられるか」と質問して、「○日ごろまでに」という答えが返ってきたら、その日付を手帳に記して「○日まで」と口唱するのです。こうすると、部下のその日付に対する意識は、格段に強くなります。心理的な「縛り」の効用と言っていいでしょう。


 手帳をスケジュール管理のためだけに使うのは、大変もったいないこと。自分で何度も見て、そこからヒントを得る。さらに、ビジネスシーンでタイミングよく相手に「見せる」活用術も大いに利用してください。

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